Your Message is Academic Spam / Votre message est du pourriel académique
Don’t mass-email professors if you hope for a response / N'envoyez pas des courriels en masse aux professeurs si vous espérez une réponse
La version française de ce texte figure ci-dessous
In a previous post I talked about my email management strategy – every morning, while drinking my coffee, I spend an hour or so going through email and start by clearly my Inbox of the spam that got past my institutional filter, and deleting other academic junk mail, e.g., irrelevant newsletters, fake journal or conference invitations, event announcements for which I’m not interested.
One specific type of academic spam that drives me crazy is the “Dear Honorable Professor, I wish to work in your distinguished laboratory” solicitations from students or researchers in developing world countries looking for a supervisor or post-doc position (paid of course), or even a job as research associate. Note that this mention of the source of inquiries is intentional but not meant to be racist or discriminatory. I never receive such emails from students in North America or Europe or Australasia because they have passed through academic systems that are similar to mine, and so have learned the norms for access to higher education, and how to communicate effectively with professors like me. Clearly not everyone has had professors or colleagues instruct them in appropriate netiquette when emailing potential supervisors or employers… and this does these people a disservice.
I’ve been receiving such solicitation messages since I was a PhD student; at the time I found it amusing since I clearly didn’t have a lab or a budget to hire people, as I was a student just like them! But as the years have gone by and I became a professor, the number of solicitations has only increased, while my tolerance for them has been inversely proportional. These emails are particularly frequent in the winter and fall, around the time of admissions to graduate programs, and just happen to coincide with the massive increase in my daily volume of email, with the result that my patience is limited at best.
So, the following recommendations are generally applicable to all people looking for supervisors or seeking employment opportunities in academia.
Recommendations
If you want to work with a particular professor because they have an expertise directly relevant to your studies or career, first do your homework on the individual in question to ensure that they’re actually in your discipline and area of specialization. You’d be surprised at the number of clinical researchers, epidemiologists, and biochemists who want to work with me, the bioethicist… who doesn’t even have a lab.
Read-up on the university, faculty, and department to know what different professors are doing, and if you’re a student, look at the different graduate programs, entrance criteria, costs, and funding opportunities (check their international student services, scholarship pages, etc.). Don’t expect the professor you contact to have all this information at their fingertips or even to be patient enough to provide it to you. It’s your job to find this information, not theirs.
If you’re looking for a job in someone’s lab or research team, that job will almost certainly be announced on the university website employment page, and/or posted on LinkedIn and other jobs pages. If there’s no job announcement, it’s incredibly unlikely that your “cold call” email will generate a positive response – “Oh wow, this person is amazing, let’s give them a scholarship because we have so much in unspent grant funds!”
When writing to a professor, make sure you have the right person, e.g., you’ve cross-checked their university website and email address with the author of the academic publications that piqued your interest.
It’s fine to include in your email a CV and a short description of your interests and skills, but these must be directly related to the expertise and research interests of the professor you’re contacting.
Don’t share your life story or try to make the professor feel sorry for you – get to the point in the first few lines and be professional or the message will be deleted.
Be specific about your research project in a paragraph or two; we don’t need a 5-page research plan because we won’t read it.
If you’re looking for a supervisor, show them that you have a well thought out research plan – don’t expect the professor to provide you with a topic or project on which to work; even if they do have such a project, showing that you have your own ideas makes you more interesting.
If an email exchange begins, ask specific questions about the professor’s current research program and whether they would be interested in your work, which you have already described clearly and succinctly. This way you show that you’ve done your homework and know them a bit – you aren’t wasting their time.
You don’t need to stroke the professor’s ego. They have a PhD and an academic position, and they know they’re good; some stranger telling them this is not flattering, it’s actually a bit sad because it shows that the person is desperate and trying to ingratiate themselves.
Above all, don’t waste your time sending the same generic message (mass-email) to multiple professors expecting a response – you won’t get one because the message will be treated for what it is, academic spam.
Conclusion
I would really love it if people would share with students and colleagues that uninformed and misdirected solicitation messages will go directly into the spam folder because they clearly don’t merit consideration. Many of these messages come from people who are earnestly looking for a chance to pursue their studies or have a stimulating career in academia. But an impersonal mass-mail approach is completely wrong-headed – it wastes everyone’s time, both theirs and ours.
Dans un billet précédent, j’ai parlé de ma stratégie de gestion des courriels – chaque matin, tout en buvant mon café, je passe une heure environ à parcourir mes courriels et je commence par débarrasser ma boîte de réception des pourriels qui ont passé le filtre de mon institution, et par supprimer les autres courriels académiques indésirables, par exemple les lettres d’information non pertinentes, les fausses invitations à des revues ou à des conférences, les annonces d’événements qui ne m’intéressent pas.
Un type spécifique de pourriel académique qui me rend fou est celui des sollicitations “Cher Honorable Professeur, je souhaite travailler dans votre distingué laboratoire” émanant d’étudiants ou de chercheurs de pays en voie de développement à la recherche d’un poste de superviseur ou de post-doc (rémunéré bien sûr), ou même d’un poste d’associé de recherche. Notez que cette mention de la source des demandes est intentionnelle mais ne se veut pas raciste ou discriminatoire. Je ne reçois jamais de tels courriels de la part d’étudiants d’Amérique du Nord, d’Europe ou d’Australasie parce qu’ils sont passés par des systèmes universitaires similaires au mien et qu’ils ont donc appris les normes d’accès à l’enseignement supérieur et la manière de communiquer efficacement avec des professeurs comme moi. Il est clair que tout le monde n’a pas eu de professeurs ou de collègues qui leur ont enseigné la nétiquette appropriée pour les courriels adressés à des superviseurs ou à des employeurs potentiels... et cela ne rend pas service à ces personnes.
Je reçois de tels messages de sollicitation depuis que je suis étudiant au doctorat; à l’époque, je trouvais cela amusant car je n’avais manifestement pas de laboratoire ou de budget pour embaucher des gens, puisque j’étais un étudiant comme eux! Mais au fil des années et de mon passage au professorat, le nombre de sollicitations n’a fait qu’augmenter, alors que ma tolérance à leur égard a été inversement proportionnelle. Ces courriels sont particulièrement fréquents en hiver et en automne, au moment des admissions pour les programmes d’études supérieures, et coïncident avec l’augmentation massive de mon volume quotidien de courriels, ce qui fait que ma patience est pour le moins limitée.
Ainsi, les recommandations suivantes s’appliquent généralement à toutes les personnes à la recherche d’un superviseur ou d’une opportunité d’emploi dans le monde universitaire.
Recommandations
Si vous souhaitez travailler avec un professeur particulier parce qu’il possède une expertise en rapport direct avec vos études ou votre carrière, faites d’abord vos recherches sur la personne en question pour vous assurer qu’elle est bien dans votre discipline et votre domaine de spécialisation. Vous seriez surpris du nombre de chercheurs cliniciens, d’épidémiologistes et de biochimistes qui veulent travailler avec moi, le bioéthicien... qui n’a même pas de laboratoire.
Renseignez-vous sur l’université, la faculté et le département pour savoir ce que font les différents professeurs et, si vous êtes étudiant, examinez les différents programmes d’études supérieures, les critères d’admission, les coûts et les possibilités de financement (consultez les services pour étudiants internationaux, les pages consacrées aux bourses d’études, etc.). N’attendez pas du professeur que vous contactez qu’il connaisse toutes ces informations sur le bout des doigts, ni même qu’il ait la patience de vous les fournir. C’est à vous de trouver ces informations, pas à eux.
Si vous cherchez un emploi dans le laboratoire ou l’équipe de recherche de quelqu’un, cet emploi sera très certainement annoncé sur la page emploi du site web de l’université ou publié sur LinkedIn et d’autres pages d’offres d’emploi. S’il n’y a pas d’annonce de poste, il est très totalement improbable que votre courriel d’appel à froid génère une réponse positive – “Oh wow, cette personne est extraordinaire, accordons-lui une bourse parce que nous avons beaucoup de fonds de subvention non dépensés!”.
Lorsque vous écrivez à un professeur, assurez-vous que vous avez la bonne personne, par exemple que vous avez recoupé le site web et l’adresse courriel universitaire avec l’auteur des publications scientifiques qui ont piqué votre intérêt.
Vous pouvez inclure dans votre courriel un CV et une brève description de vos intérêts et de vos compétences, mais ceux-ci doivent être directement liés à l’expertise et aux intérêts de recherche du professeur que vous contactez.
Ne racontez pas votre vie et n’essayez pas d’apitoyer le professeur sur votre sort – allez à l’essentiel dès les premières lignes et soyez professionnel, sinon le message sera supprimé.
Précisez votre projet de recherche en un ou deux paragraphes ; nous n’avons pas besoin d’un plan de recherche de cinq pages, car nous ne le lirons pas.
Si vous cherchez un superviseur, montrez-lui que vous avez un plan de recherche bien conçu – n’attendez pas du professeur qu’il vous fournisse un sujet ou un projet sur lequel travailler ; même s’il a un tel projet, le fait de lui montrer que vous avez vos propres idées vous rend plus intéressant.
Si un échange de courriels s’engage, posez des questions précises sur le programme de recherche actuel du professeur et demandez-lui s’il serait intéressé par votre travail, que vous avez déjà décrit de manière claire et succincte. Vous montrez ainsi que vous avez fait vos devoirs et que vous connaissez un peu le professeur – vous ne lui faites pas perdre son temps.
Vous n’avez pas besoin de flatter l’ego du professeur. Il a un doctorat et un poste universitaire, et il sait qu’il est bon; un étranger qui lui dit cela n’est pas flatteur; c’est même un peu triste parce que cela montre que la personne est désespérée et qu’elle essaie de s’attirer les bonnes grâces.
Surtout, ne perdez pas votre temps à envoyer le même message générique (courriel de masse) à plusieurs professeurs en espérant une réponse – vous n’en aurez pas car le message sera traité pour ce qu’il est, du pourriel académique.
Conclusion
J’aimerais vraiment que les gens fassent savoir à leurs étudiants et à leurs collègues que les messages de sollicitation mal informés et mal dirigés iront directement dans le courrier indésirable parce qu’ils ne méritent manifestement pas d’être pris en considération. Beaucoup de ces messages proviennent de personnes qui cherchent sérieusement une chance de poursuivre leurs études ou d’avoir une carrière stimulante dans le monde universitaire. Mais une approche impersonnelle par courrier de masse est totalement erronée – elle fait perdre du temps à tout le monde, aussi bien à eux qu’à nous.