How to get an Academic Job / Comment obtenir un emploi académique
How to get an Academic Job / Comment obtenir un emploi académique
The Do's and Don'ts / Les choses à faire et à ne pas faire
La version française de ce texte figure ci-dessous
Audio version
Applying and interviewing for academic positions is highly stressful – even terrifying! – and sometimes depressing. It’s a highly competitive process, with some studies estimating that only 20% (or less) of PhD and post-docs will obtain the much coveted position of assistant professor. Unfortunately, this process is one for which many junior scholars are not well prepared when they first get onto the job market. My intention here is thus to share some lessons learned from my own experience in becoming a university professor in Canada.
[I will put aside the important and ongoing critique of the fragilization of academic positions, and the destructive move in many universities towards hiring sessional lecturers or temporary faculty instead of recruiting permanent professors. Also, my focus will be on permanent faculty positions; I will leave aside the hiring of research or administrative staff.]
While I’ve sought to lay out general principles – Do’s and Don’ts – these may not apply in other contexts or disciplines, or in non-academic professional settings. So, take these with a grain of salt and validate with your colleagues and mentors.
My Experience
Following my PhD in 2002, I submitted 25 job applications and had 5 interviews for researcher or assistant professor positions, and eventually in 2005 obtained my current position at the Université de Montréal. The interviews I did ranged between 30 minutes to 1 hour (a common format in the UK and Europe), to a half-day or full day process (more common in Canada), with the longest at a US university, lasting a gruelling 2.5 days, running from 7 am to 9 pm each day, breakfast and dinner included!
In recent years, I’ve gained experience on the other side of the table, interviewing candidates for different faculty positions. I’ve now been a member of 2 hiring committees, and as department Director have to date chaired 7 hiring committees.
The hiring process can be long and complicated. For each position, we’ve had between 30 and 65 candidates, numbers that are often very much higher in English-language universities, with some receiving more than 100 candidates for even a sessional position! In my department, we have a multi-stage review process with pre-screening based on dossier evaluation (to get down to 10-15 interesting applicants), followed by 30min pre-interviews on Zoom with 7 candidates (our long list), in order to arrive at a short-list of 2-3 candidates, each of whom we invite for a day-long interview. Informed by feedback from colleagues and students, the committee makes a recommendation to the Department Assembly who then votes on the proposed nominee. In all, this process takes 3-4 months.
So, how do you get to the coveted short-list interview and eventually attain the “holy grail” that is an academic job?
The Application
Preparing a competitive application takes time and energy. Yes, there are huge equity issues here, as not everyone has the same academic support network or personal resources. But as a candidate, accept that you’re in an international competition, so leverage your network to help you put together the best possible application.
Read the job description carefully. Apply for jobs where you meet the general and specific criteria. Selection committees quickly reject a large number of applications (to get to our long list) because the candidate doesn’t have the required diploma, qualifications, or expertise.
Carefully prepare your package. Along with describing your background, expertise, research and teaching program, also explain any gaps in your publication record or studies (in some disciplines, non-academic work experience is highly valued, in others it is the opposite).
Don’t try to make people feel sorry for you.
Don’t give too much personal information as, with the exception of parental leaves (and this should be in your CV), it’s not pertinent and is considered a source of potential discrimination.
Don’t explain that you’re a superstar and that you will be a major asset to the department (this may be acceptable in the US, but not in Canada).
Show that you already know and have mastered the 4 professorial tasks (research, teaching, administration/service, outreach), and that you’re ready to start.
If you’re a foreigner and not familiar with the Canadian (or provincial) grant system, learn about it (NSERC, CIHR, SSHRC, FRQ in Quebec).
Tell us in which languages you’re fluent or functional (in the letter and CV).
Show that your future research network will be in the province or territory where you are applying, not across the country (e.g., look at the profiles of people in the region who you could work with).
Proof your application material. Spelling or formatting errors send a very bad signal – use spellcheck! And if you’re submitting to a French-language (or other) institution, make the effort to at least submit your letter in that language – Deepl.com!
Ask for advice from colleagues and mentors. Get feedback on the pertinence of the job related to your profile and life goals. Circulate drafts for critical feedback, especially for the cover letter, the CV, and the research statement. It’s frustrating to read badly presented applications.
Submit the required material. You’d be surprised how many people submit incomplete packages (missing pieces like research or teaching statements) or add content that is not asked for (articles, entire theses!). Adding some unasked-for content, e.g., a research plan, may be an acceptable risk, but you also don’t want to annoy the committee by making it harder to evaluate your dossier.
Submit 1 week or less before the deadline. Invariably, those applications submitted at the opening of the position do not make the cut. The competitive candidates are those who updated their CVs (adding the most recent paper, conference presentation, etc.) and proofed their letters, and submitted at the last possible moment.
The Interview
If you’ve made it to the interview – whether a pre-interview or short-list – you’ve already shown that you’re an interesting candidate. Now you have to win-over the selection committee.
Prepare before the interview. Do a mock presentation/interview with friends and colleagues who will be critical and tell you the truth, and then help you improve. Proofing your presentation, and practicing answering the tough questions, is essential to preparing for the big day. But avoid preparing ready-made answers.
Ask questions prior to the interview. Not all hiring processes are equally well organized, so if you’re not given a clear plan of the interview process, ask for clarification about expectations. What sort of presentation is required: a scientific talk, a job talk and/or a teaching lecture? How much time is there for the presentation? Will there be individual interviews, and with whom?
Do your homework on the department/faculty/university. A recurring critique is candidates who demonstrate that they don’t know much about the department or the colleagues or even the institution; this invariably annoys the selection committee and colleagues who will ultimately vote on the nomination. So go through the department website and build short bios on colleagues, so you can have informed discussions during the interview.
Arrive at the interview 10min in advance. Don’t keep the selection committee waiting… and bring a bottle of water!
The Presentation/Job Talk. Stay within the time limits! Yes, we want to hear what you have to say, but colleagues also want to ask questions.
Even if you’re not asked to do a “Job talk”, do one anyway, telling us about who you are, what you do, and what you see doing if offered the position.
If you’re applying to a Francophone university, make the effort to at least speak a little of the language, even if you’re not fluent (not doing this is really annoying and doesn’t show a willingness to learn).
Smile and laugh. We’re hiring a future colleague, someone with whom we’ll work over the coming decades. Show that you’re open, interested, and someone with whom we can get along. No one wants to hire someone with a frown on their face.
Responding to questions. Whether during the question period after the presentation, or during interviews, be concise: try to keep answers between 30s and 1-2 minutes so we can follow with other questions; this is not the place for monologues. Don’t say “thank you for your question” — we don’t need your thanks, just your answer.
Ask questions. Come prepared with questions that you have about the research and teaching environment, about life in the department, etc. Having a list of questions shows that you’ve done your homework, and that you’re projecting yourself into this future role as a professor in the institution. And it also enables you to determine whether you actually want the position, if it’s offered.
Ask about life in the city where the university is located if you’re not familiar with it: the childcare system, schools, access to health services, housing prices.
Ask whether the university has a teachers’ union (if it does, your salary will likely be negotiated under the collective agreement).
Ask about start-up research funds, moving expenses, grant writing support.
Ask about the selection and nomination process, timelines for results, etc.
After the Interview
When you get home, you’ll be exhausted. But you’ll also be nervous, wondering how you did and whether you’ll get an offer. I’ve been there.
Prepare for getting turned down. This will likely happen, so while it’s normal to be disappointed, don’t get angry with the selection committee or email the Director demanding to know how they could possibly have refused your outstanding dossier! Yes, I’ve had these sorts of emails. You don’t know what the competition was like, what are the internal politics in the department, or why they chose to give the position to someone else. That’s life, get over it.
Prepare for an offer. If you get an offer, you want to have already thought about an answer. And this includes deciding that you don’t want the position because you’ve either had a better offer, or you didn’t like the department atmosphere (but don’t say this!). If you will accept the offer, be ready to negotiate start dates, salary (not always possible in there’s a union), moving expenses, etc. Show that you’re enthused and ready to start!
Follow-up. It’s completely legitimate to email the head of the selection committee to ask for news if you haven’t heard back in a few weeks (beyond when they told you a decision would be made). But don’t email asking what you could do to improve: it’s not the job of the person who refuses to tell you what to do.
The End
If you get an offer and accept, well done! Get ready to start a new, stimulating but very demanding academic career (see my other posts on how to survive in academia while finding work-life balance).
If you don’t get an offer, accept this as part of the process, and learn from it. Please don’t ask for personalized feedback. Yes, I regularly receive such requests and I systemically decline because invariably they arrive while we’re still in the hiring process. Also, it’s not up to the selection committee to help you better perform, nor do we have the time for this. Instead, be reflexive and debrief with your colleagues and mentors, and learn how to do a better application or interview the next time, so that you can hopefully also find that “holy grail” of a faculty position.
Version audio
Postuler et passer des entretiens pour des postes universitaires est très stressant – voire terrifiant! – et parfois déprimant. Il s’agit d’un processus hautement compétitif, certaines études estimant que seuls 20 % (ou moins) des titulaires de doctorat et des postdocs obtiendront le poste très convoité de professeur adjoint. Malheureusement, c’est un processus pour lequel de nombreux jeunes chercheurs ne sont pas bien préparés lorsqu’ils arrivent sur le marché du travail. Mon intention ici est donc de partager quelques leçons tirées de ma propre expérience pour devenir professeur d’université au Canada.
[Je laisserai de côté la critique importante et continue au sujet de la fragilisation des postes universitaires, et la tendance destructrice de nombreuses universités à embaucher des chargés de cours à temps partiel ou des professeurs temporaires au lieu de recruter des professeurs permanents. De même, je me concentrerai sur les postes de professeurs permanents ; je laisserai de côté l’embauche de personnel de recherche ou d’administrateurs].
Bien que j’aie cherché à énoncer des principes généraux – ce qu’il faut faire et ne pas faire – ceux-ci peuvent ne pas s’appliquer dans d’autres contextes ou disciplines, ou dans des milieux professionnels non universitaires. Prenez-les donc avec un grain de sel et validez avec vos collègues et mentors.
Mon expérience
Après mon doctorat en 2002, j’ai soumis 25 demandes d’emploi et passé 5 entrevues pour des postes de chercheur ou de professeur adjoint, pour finalement obtenir en 2005 mon poste actuel à l’Université de Montréal. Les entretiens que j’ai passés variaient de 30 minutes à 1 heure (format courant au Royaume-Uni et en Europe), à un processus d’une demi-journée ou d’une journée entière (plus courant au Canada), avec le plus long dans une université américaine, ayant duré 2,5 jours épuisants, de 7 h à 21 h chaque jour, petit-déjeuner et repas inclus!
Ces dernières années, j’ai acquis de l’expérience de l’autre côté de la table, en interviewant des candidats pour différents postes de professeurs. J’ai été membre de 2 comités d’embauche et, en tant que directeur de département, j’ai présidé à ce jour 7 comités d’embauche.
Le processus d’embauche peut être long et compliqué. Pour chaque poste, nous avons eu entre 30 et 65 candidats, des chiffres qui sont souvent beaucoup plus élevés dans les universités anglophones, certaines recevant plus de 100 candidats même pour un poste non permanent! Dans mon département, nous avons un processus d’examen en plusieurs étapes avec une présélection basée sur l’évaluation des dossiers (pour descendre à 10-15 candidats intéressants), suivie de pré-entretiens de 30 minutes sur Zoom avec 7 candidats (notre longue liste), afin d’arriver à une liste restreinte de 2-3 candidats, que nous invitons chacun pour un entretien d’une journée. Informé par les commentaires des collègues et des étudiants du département, le comité fait une recommandation à l’Assemblée du département qui vote ensuite sur le candidat proposé. En tout, ce processus prend 3 à 4 mois.
Alors, comment arriver à l’entretien convoité de la liste restreinte et finalement atteindre le “Graal” qu’est un poste universitaire?
La candidature
Préparer une candidature compétitive demande du temps et de l’énergie. Oui, il y a d’énormes problèmes d’équité ici, car tout le monde ne dispose pas du même réseau de soutien universitaire ou des mêmes ressources personnelles. Mais en tant que candidat, acceptez le fait que vous êtes dans une compétition internationale, alors tirez parti de votre réseau pour vous aider à préparer la meilleure candidature possible.
Lisez attentivement la description du poste. Postulez les emplois pour lesquels vous répondez aux critères généraux et spécifiques. Les comités de sélection rejettent rapidement un grand nombre de candidatures (pour arriver à notre liste longue) parce que le candidat ne possède pas le diplôme, les qualifications ou l’expertise requis.
Préparez soigneusement votre dossier. En plus de décrire votre formation, votre expertise, votre programme de recherche et d’enseignement, expliquez également toute interruption dans votre dossier de publication ou vos études (dans certaines disciplines, l’expérience professionnelle non universitaire est très appréciée, dans d’autres, c’est le contraire).
N’essayez pas d’apitoyer les gens sur votre sort.
Ne donnez pas trop d’informations personnelles, car à l’exception des congés parentaux (et cela devrait figurer dans votre CV), elles ne sont pas pertinentes et sont considérées comme une source de discrimination potentielle.
N’expliquez pas que vous êtes une superstar et que vous serez un atout majeur pour le département (cela peut être acceptable aux États-Unis, mais pas au Canada).
Montrez que vous connaissez et maîtrisez déjà les 4 tâches professorales (recherche, enseignement, administration/service, rayonnement), et que vous êtes prêt à commencer.
Si vous êtes étranger et que vous ne connaissez pas le système de subventions canadien (ou provincial), renseignez-vous à ce sujet (CRSNG, IRSC, CRSH, FRQ au Québec).
Dites-nous quelles langues vous parlez couramment ou de façon fonctionnelle (dans la lettre et le CV).
Montrez que votre futur réseau de recherche se situera dans la province ou le territoire où vous présentez votre demande, et non à l’échelle du pays (ex. : consultez les profils des personnes avec lesquelles vous pourriez travailler dans la région).
Corrigez vos documents de candidature. Les erreurs d’orthographe ou de formatage envoient un très mauvais signal – utilisez le correcteur orthographique! Et si vous soumettez votre candidature à une institution de langue française (ou autre), faites l’effort de soumettre au moins votre lettre dans cette langue – Deepl.com!
Demandez des conseils à vos collègues et mentors. Obtenez un retour sur la pertinence du poste par rapport à votre profil et à vos objectifs de vie. Faites circuler les brouillons pour obtenir un retour critique, en particulier pour la lettre de motivation, le CV et le plan de recherche. Il est frustrant de lire des dossiers mal présentés.
Soumettez le matériel requis. Vous seriez surpris du nombre de personnes qui soumettent des dossiers incomplets (il manque des pièces comme les plans de recherche ou d’enseignement), ou qui ajoutent du contenu qui n’est pas demandé (des articles ou des thèses entières!). Ajouter du contenu non demandé, par exemple un plan de recherche, peut être un risque acceptable, mais vous ne voulez pas non plus ennuyer le comité en rendant l’évaluation de votre dossier plus difficile.
Soumettez votre dossier une semaine ou moins avant la date limite. Invariablement, les candidatures soumises à l’ouverture du poste ne font pas le poids. Les candidats compétitifs sont ceux qui ont mis à jour leur CV (en ajoutant l’article le plus récent, la présentation à une conférence, etc.) et corrigé leurs lettres, et qui ont soumis leur dossier au dernier moment.
L’entretien
Si vous êtes parvenu à l’entretien – qu’il s’agisse d’une présélection ou entretien pour la liste courte – vous avez déjà montré que vous êtes un candidat intéressant. Vous devez maintenant convaincre le comité de sélection.
Préparez-vous avant l’entretien. Faites une simulation de présentation ou entretien avec des amis et des collègues qui seront critiques et vous diront la vérité, puis vous aideront à vous améliorer. Il est essentiel de vérifier votre présentation et de vous entraîner à répondre aux questions difficiles pour vous préparer au grand jour. Mais évitez de préparer des réponses toutes faites.
Posez des questions avant l’entretien. Tous les processus d’embauche ne sont pas également bien organisés, alors si l’on ne vous donne pas un plan clair du processus d’entretien, demandez des précisions sur les attentes. Quel type de présentation est requis : un exposé scientifique, un “job talk” ou une présentation d’enseignement? Y aura-t-il des entretiens individuels, et avec qui?
Faites vos devoirs sur le département/faculté/université. Une critique récurrente concerne les candidats qui démontrent qu’ils ne connaissent pas grand-chose du département, des collègues ou même de l’institution ; cela agace invariablement le comité de sélection et les collègues qui voteront finalement sur la nomination. Parcourez donc le site Web du département et établissez de courtes biographies sur les collègues, afin de pouvoir discuter en connaissance de cause pendant l’entretien.
Arrivez à l’entretien 10min à l’avance. Ne faites pas attendre le comité de sélection... et apportez une bouteille d’eau!
La présentation/le “Job talk”. Restez dans les limites du temps imparti! Oui, nous voulons entendre ce que vous avez à dire, mais les collègues veulent aussi poser des questions.
Même si l’on ne vous demande pas de faire un “Job talk”, faites-en quand même un, en nous disant qui vous êtes, ce que vous faites et ce que vous envisagez de faire si on vous propose le poste.
Si vous postulez dans une université francophone, faites l’effort de parler au moins un peu la langue, même si vous ne la maîtrisez pas (ne pas le faire est vraiment ennuyeux et ne montre pas une volonté d’apprendre).
Souriez et riez. Nous recrutons un futur collègue, quelqu’un avec qui nous travaillerons au cours des prochaines décennies. Montrez que vous êtes ouvert, intéressé et que vous êtes quelqu’un avec qui on peut s’entendre. Personne n’a envie d’engager quelqu’un qui montre un visage renfrogné.
Répondez aux questions. Que ce soit pendant la période de questions après la présentation, ou pendant les entretiens, soyez concis : essayez de garder les réponses entre 30s et 1-2 minutes pour que nous puissions suivre avec d’autres questions ; ce n’est pas le lieu pour les monologues. Ne dites pas “merci pour votre question” – nous n’avons pas besoin de vos remerciements, seulement de votre réponse.
Posez des questions. Venez préparé avec des questions que vous avez sur l’environnement de recherche et d’enseignement, sur la vie dans le département, etc. Avoir une liste de questions montre que vous avez fait vos devoirs, et que vous vous projetez dans ce futur rôle de professeur dans l’établissement. Et cela vous permet également de déterminer si vous souhaitez réellement le poste, s’il vous est proposé.
Renseignez-vous sur la vie dans la ville où se trouve l’université si vous ne la connaissez pas : le système de garde d’enfants, les écoles, l’accès aux services de santé, le prix des logements.
Demandez si l’université a un syndicat d’enseignants (si c’est le cas, votre salaire sera probablement négocié dans le cadre de la convention collective).
Posez des questions sur les fonds de recherche de démarrage, les frais de déménagement, l’aide à la rédaction de subventions.
Posez des questions sur le processus de sélection et de nomination, sur les délais d’obtention des résultats, etc.
Après l’entretien
En rentrant chez vous, vous serez épuisé. Mais vous serez aussi nerveux, vous demandant comment vous avez fait et si vous allez recevoir une offre. Je suis passé par là.
Préparez-vous à essuyer un refus. Cela arrivera probablement. S’il est normal d’être déçu, ne vous mettez pas en colère contre le comité de sélection et n’envoyez pas de courriel au directeur pour lui demander comment il a pu refuser votre excellent dossier! Oui, j’ai reçu ce genre de courriels. Vous ne savez pas comment était la compétition, quelles sont les politiques internes du département, ni pourquoi ils ont choisi de donner le poste à quelqu’un d’autre. C’est la vie, passez outre.
Préparez-vous à recevoir une offre. Si vous recevez une offre, vous devez avoir déjà réfléchi à une réponse. Et cela inclut de décider que vous ne voulez pas du poste parce que vous avez eu une meilleure offre, ou que vous n’avez pas aimé l’ambiance du département (mais ne le dites pas!). Si vous acceptez l’offre, soyez prêt à négocier les dates de début, le salaire (pas toujours possible s’il y a un syndicat), les frais de déménagement, etc. Montrez que vous êtes enthousiaste et prêt à commencer!
Faites un suivi. Il est tout à fait légitime d’envoyer un courriel au responsable du comité de sélection pour lui demander des nouvelles si vous n’en avez pas eu depuis quelques semaines (au-delà du moment où il vous a dit qu’une décision serait prise). Mais n’envoyez pas de courriel pour demander ce que vous pourriez faire pour vous améliorer : ce n’est pas le rôle de la personne qui vous refuse de vous dire quoi faire.
La fin
Si vous recevez une offre et que vous l’acceptez, bravo! Préparez-vous à entamer une nouvelle carrière universitaire, stimulante, mais très exigeante (voir mes autres publications sur la façon de survivre en milieu universitaire tout en trouvant un équilibre entre vie professionnelle et vie privée).
Si vous n’obtenez pas d’offre, acceptez cela comme faisant partie du processus, et tirez-en un apprentissage. Ne demandez pas de commentaires personnalisés. Oui, je reçois régulièrement de telles demandes et je les décline systématiquement, car elles arrivent invariablement alors que nous sommes encore dans le processus de recrutement. De plus, ce n’est pas au comité de sélection de vous aider à être plus performant, et nous n’avons pas le temps pour cela. Au lieu de cela, soyez réflexif et débriefez avec vos collègues et mentors, et apprenez comment faire une meilleure candidature ou un meilleur entretien la prochaine fois, afin d’espérer trouver également ce “Graal” qu’est un poste de professeur.
Thanks Professor . I have learned much.