The Office: A Right or a Privilege? / Le bureau : Un droit ou un privilège?
The Office: A Right or a Privilege? / Le bureau : Un droit ou un privilège?
Equitably attributing office space is a challenge / L'attribution équitable des espaces de bureaux est un défi
La version française de ce texte figure ci-dessous
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Disclaimer: I’m talking here as a North American university professor in a context where individual offices are the norm rather than the exception. I fully acknowledge that others may not have the same luxury, having always been in shared offices, and with much less possibility for personalizing their space.
In the post-COVID return to work, many academic institutions (and others) have had to re-think their traditional norms about the efficient and equitable use of office space.
Work from home has, for many of us, changed how we think about “the office”. Instead of going to work Monday to Friday, 9 to 5, we discovered the liberty and benefits of working at home. I save 90 minutes of travel time each day, am not interrupted by hallway discussions (apart from those with my wife), can take regular breaks to exercise (karate, calisthenics), and I can book into my day a dental appointment, a walk, etc., all of which greatly enhance my work-life balance.
But what is lost, when working from home, are the spontaneous discussions and in-person contacts with students and colleagues that help build collegiality and stimulate creative ideation. Recognizing this challenge, academic institutions are exploring ways to encourage people to return when it’s so easy for many to work from home. And that means asking questions about our existing environments.
Are our current spaces sufficiently inviting and functional? Are they accessible for those with visual or mobility challenges? Do we have enough of the right spaces given the diversity of people we seek to accommodate (professors, administrative or research personnel, students, etc.) and their various and differing uses and requirements? Who can or should have an individual office? Who gets the coveted office with a window…and who is relegated to the dark windowless box? Should offices be shared, and if so how and when? According to what criteria?
These thoughts have been on my mind, in part due to my role as Director of a large department and my associated responsibility to equitably and efficiently allocate a limited number of offices to our professors. I’m also on a Faculty space planning committee where we’re thinking more broadly about how to optimize the use of all our space – offices, common areas, etc. – with a view to improving the quality of the experience and increasing the use of these different spaces. The aim is to make the School of Public Health a dynamic and healthy work environment in which people want to be present.
Here, though, I’m going to focus on the individual office commonly reserved for professors and administrative personnel.
Different personalities
For many colleagues – me included – their office is an extension of their personality. I’ve known people whose offices were virtually impassable (the caricature of the messy academic!), books and papers on every surface, stacked floor to ceiling, with only the narrowest path to the desk – which was also buried – and one chair for a visitor. These are the offices where the cleaning staff refuse to enter… and are possibly the source of recurrent mice infestations.
At the other extreme are minimalists like me who have a desk for their computer (I don’t even have a chair, as I stand), a few photos, a partially filled bookcase, and some artwork. All the “empty” space is dedicated to chairs for visitors.
In between these two extremes – the hoarder and the minimalist – are those colleagues who need desk space and have lots of books, files, equipment (that doesn’t fit in their lab), and other objects of their research and travels, without which they could not do their work effectively. They may connect all these objects together in a coherent design, with colourful carpets, easy chairs, decorations, etc., for a warm if very full office.
As different as are individual personalities, so too are people’s offices and their uses.
Different uses
Since becoming a professor in 2005, I’ve had my own office with a window, although not always with a great view. Using this space regularly enabled me, at the beginning of my career, to get to know my colleagues and to build trusting relations and collaborations. It has been an important place to meet with students for rich and extended discussions, and to explore new opportunities. At its most prosaic, the office is a place to deposit my coat and boots between classes or meetings...
I realized early on that, for me at least, the office was not the optimal place for focused reading or writing because there were too many distractions; so, I started protecting 2 days a week at home. I’m firmly in the camp of those people who love working from home, and I have the luxury of a great setup (quiet, separate space), which I’ve refined with time. As my administrative responsibilities have expanded, I’ve moved to 2-3 days a week at the office, reserving my in-office days for face-to-face meetings.
In my department, many professors have two offices, one at the university (shared) and another at their research centre; they are often only at the office 1 to 2 days/week. Other colleagues, however, are in their offices 3, 4 or even 5 days a week. Going to the office is, for them, the ideal place to work and a means of separating work from personal life – what happens at the office, stays at the office!
An equitable attribution process
Given this diversity of uses of office space and the personalities of those who inhabit them, and in the inevitable case of limited resources (i.e., the windowed office), a strictly egalitarian or meritocratic attribution would be both inefficient and inequitable. Who then should get priority access to the individual office with a window, and based on what criteria?
Answering this question is not easy and is part of an ongoing reflection by our Space planning committee. Here, I share a proposition for how to establish an equitable attribution process. Note that I’ve given priority to salaried university employees, as having an office is often part of their contract and/or collective agreement, and they are the personnel likely to spend the most time at the office, and thus are the most in need of optimal workspace.
What follows is a list of criteria to use in prioritizing access for the different members of the department.
Individual office, with window
Salaried employees, i.e., professors and administrative personnel, who spend 3 or more days at the office.
Employees who require space for focused work, private discussions, and/or use lots of resources (books, etc.).
Use it or lose it, with an annual re-evaluation.
Shared office, with window
Salaried employees who spend 2 or 3 days at work, require private office space, and can schedule alternate days with a colleague (i.e., no overlap).
When an office is sufficiently large for 2 desks, and employees do not require regular private work.
Use it or lose it, with an annual re-evaluation.
Individual office, without window
All employees who are happy without a window (likely 2-3 days/week).
Research personnel and students who spend 2-3 days/week at work.
Use it or lose it, with an annual re-evaluation.
Shared office, without window
Employees and students who spend less than 2 days/week at work.
Flexible options
In addition to the above, where possible it could be pertinent to consider:
Individual offices without windows that can be reserved as needed (e.g., for visitors).
Multi-user spaces, with or without windows, that can be setup for hot desks / unreserved workspace.
Summary
Professors, administrative and research personnel, and students each have different needs and preferences, and these likely cannot all be accommodated. A process is thus needed to think through these different needs, to explore various options, and to attribute office space most equitably.
When I became Director, I moved from an individual office with a window, to the “Executive” office with a wrap-around windows on two walls and a beautiful view of the neighbourhood, and space for a big desk and a table for meetings. But in thinking about my own needs (2-3 days/week at work), and testing them with the above process, I clearly do not warrant a large, windowed office.
Given the needs of our junior professors and administrative personnel who are at work 3+ days/week, many of whom currently don’t have individual offices with windows, my current office space would be better used in other ways, such as for a meeting room or as a shared office.
The office is an important space, but one that must be used. In the new reality of work from home, the individual office with window is a privilege, not a right. So, I will happily take an individual windowless office!
Version audio
Avertissement : je parle ici en tant que professeur d’université nord-américain dans un contexte où les bureaux individuels sont la norme plutôt que l’exception. Je reconnais tout à fait que d’autres n’ont pas le même luxe, ayant toujours été dans des bureaux partagés et ayant beaucoup moins de possibilités de personnaliser leur espace.
Dans le cadre du retour au travail post-COVID, de nombreuses institutions universitaires (et autres) ont dû repenser leurs normes traditionnelles concernant l’utilisation efficace et équitable de l’espace de bureau.
Le travail à domicile a, pour beaucoup d’entre nous, modifié notre conception du “bureau”. Au lieu d’aller travailler du lundi au vendredi, de 9 à 5, nous avons découvert la liberté et les avantages du travail à domicile. J’économise 90 minutes de trajet par jour, je ne suis pas interrompu par des discussions de couloir (sauf avec ma femme), je peux faire des pauses régulières pour faire de l’exercice (karaté, gymnastique suédoise), et je peux prévoir dans ma journée un rendez-vous chez le dentiste, une promenade, etc.
Mais ce que l’on perd, lorsqu’on travaille à domicile, ce sont les discussions spontanées et les contacts personnels avec les étudiants et les collègues, qui contribuent à renforcer la collégialité et à stimuler l’idéation créative. Conscients de ce défi, les établissements d’enseignement supérieur étudient les moyens d’encourager les gens à revenir, alors qu’il est si facile pour beaucoup de travailler à domicile. Pour ce faire, il faut s’interroger sur les environnements existants.
Nos espaces actuels sont-ils suffisamment accueillants et fonctionnels? Sont-ils accessibles aux personnes ayant des problèmes de vue ou de mobilité? Disposons-nous d’un nombre suffisant d’espaces adéquats compte tenu de la diversité des personnes que nous cherchons à accueillir (professeurs, personnel administratif ou de recherche, étudiants, etc.). Qui peut ou doit disposer d’un bureau individuel? Qui obtient le bureau convoité avec une fenêtre... et qui est relégué dans la boîte sombre sans fenêtre? Les bureaux doivent-ils être partagés, et si oui, comment et quand? Selon quels critères?
Ces questions me préoccupent, en partie, en raison de mon rôle de directeur d’un grand département et de la responsabilité qui m’incombe d’attribuer équitablement et efficacement un nombre limité de bureaux à nos professeurs. Je fais également partie d’un comité de planification de l’espace de la faculté où nous réfléchissons plus largement à la manière d’optimiser l’utilisation de tous nos espaces – bureaux, espaces communs, etc. L’objectif est de faire de l’École de santé publique un environnement de travail dynamique et sain dans lequel les gens ont envie d’être présents.
Je vais cependant me concentrer ici sur le bureau individuel communément réservé aux professeurs et au personnel administratif.
Des personnalités différentes
Pour de nombreux collègues – moi y compris – leur bureau est le prolongement de leur personnalité. J’ai connu des gens dont les bureaux étaient à peu près impraticables (la caricature de l’universitaire désordonné!), des livres et des papiers sur toutes les surfaces, empilés du sol au plafond, avec seulement le chemin le plus étroit vers le bureau – qui était également enterré – et une chaise pour un visiteur. Ce sont les bureaux où le personnel de nettoyage refuse d’entrer... et qui sont probablement la source d’infestations récurrentes de souris.
À l’autre extrême, les minimalistes comme moi ont un bureau pour leur ordinateur (je n’ai même pas de chaise, puisque je suis debout), quelques photos, une bibliothèque partiellement remplie et quelques œuvres d’art. Tout l’espace “vide” est consacré aux chaises pour les visiteurs.
Entre ces deux extrêmes – le thésauriseur et le minimaliste – se trouvent les collègues qui ont besoin d’un espace de bureau et qui ont beaucoup de livres, de dossiers, d’équipements (qui ne rentrent pas dans leur laboratoire) et d’autres objets issus de leurs recherches et de leurs voyages, sans lesquels ils ne pourraient pas faire leur travail de manière efficace. Ils peuvent relier tous ces objets dans un design cohérent, avec des tapis colorés, des fauteuils, des décorations, etc. pour créer un bureau chaleureux, mais très chargé.
Les bureaux et leurs usages sont aussi différents que les personnalités individuelles.
Des usages différents
Depuis que je suis devenu professeur en 2005, j’ai mon propre bureau avec une fenêtre, mais pas toujours avec une belle vue. L’utilisation régulière de cet espace m’a permis, au début de ma carrière, de connaître mes collègues et de construire des relations de confiance et des collaborations. Il a été un lieu important pour rencontrer des étudiants pour des discussions riches et prolongées, et pour explorer de nouvelles opportunités. Dans sa forme la plus prosaïque, le bureau est un endroit où je dépose mon manteau et mes bottes entre les cours ou les réunions...
J’ai réalisé très tôt que, pour moi en tout cas, le bureau n’était pas l’endroit idéal pour se concentrer sur la lecture ou l’écriture parce qu’il y avait trop de distractions ; j’ai donc commencé à me protéger deux jours par semaine à la maison. Je me range résolument dans le camp de ceux qui adorent travailler à domicile, et j’ai le luxe de disposer d’une excellente installation (calme, espace séparé), que j’ai affinée avec le temps. Au fur et à mesure que mes responsabilités administratives se sont accrues, je suis passé à 2 ou 3 jours par semaine au bureau, réservant mes journées au bureau pour des réunions en face à face.
Dans mon département, de nombreux professeurs ont deux bureaux, l’un à l’université (partagé) et l’autre dans leur centre de recherche ; ils ne sont donc en général au bureau qu’un ou deux jours par semaine. D’autres collègues, en revanche, sont à leur bureau 3, 4 ou même 5 jours par semaine. Pour eux, aller au bureau est l’endroit idéal pour travailler et un moyen de séparer le travail de la vie personnelle – ce qui se passe au bureau reste au bureau!
Un processus d’attribution équitable
Compte tenu de la diversité des usages des espaces de bureaux et des personnalités de ceux qui les occupent, et dans le cas inévitable de ressources limitées (c’est-à-dire le bureau vitré), une attribution strictement égalitaire ou méritocratique serait à la fois inefficace et inéquitable. Qui devrait alors bénéficier d’un accès prioritaire au bureau individuel doté d’une fenêtre, et sur la base de quels critères?
Répondre à cette question n’est pas facile et fait partie d’une réflexion en cours au sein de notre comité de planification de l’espace. Je partage ici une proposition sur la manière d’établir un processus d’attribution équitable. Il est à noter que j’ai donné la priorité aux employés salariés de l’université, car le fait de disposer d’un bureau fait souvent partie de leur contrat ou de leur convention collective. En outre, ce sont eux qui sont susceptibles de passer le plus de temps au bureau et qui ont donc le plus besoin d’un espace de travail optimal.
Ce qui suit est une liste de critères à utiliser pour prioriser l’accès pour les différents membres du département.
Bureau individuel, avec fenêtre
Les salariés, c’est-à-dire les professeurs et le personnel administratif, qui passent 3 jours ou plus au bureau.
Les employés qui ont besoin d’un espace pour un travail ciblé, des discussions privées ou qui utilisent beaucoup de ressources (livres, etc.).
À utiliser ou à perdre, avec une réévaluation annuelle.
Bureau partagé, avec fenêtre
Les employés salariés qui passent 2 ou 3 jours au travail, ont besoin d’un espace de bureau privé et peuvent programmer un jour sur deux avec un collègue (c’est-à-dire sans chevauchement).
Lorsqu’un bureau est suffisamment grand pour accueillir deux bureaux et que les employés n’ont pas besoin d’un travail privé régulier.
À utiliser ou à perdre, avec une réévaluation annuelle.
Bureau individuel, sans fenêtre
Tous les employés qui sont heureux sans fenêtre (probablement 2 à 3 jours par semaine).
Le personnel de recherche et les étudiants qui passent 2 à 3 jours par semaine au travail.
À utiliser ou à perdre, avec une réévaluation annuelle.
Bureau partagé, sans fenêtre
Personnel et étudiants qui passent moins de 2 jours par semaine au travail.
Options flexibles
En plus de ce qui précède, il pourrait être pertinent d’envisager, dans la mesure du possible, les options suivantes
Des bureaux individuels sans fenêtres qui peuvent être réservés selon les besoins (ex. : pour les visiteurs).
Des espaces multi-utilisateurs, avec ou sans fenêtres, qui peuvent être aménagés en “bureaux tournants” ou en espaces de travail non réservés.
Résumé
Les professeurs, le personnel administratif et de recherche, et les étudiants ont tous des besoins et des préférences différents, qui ne peuvent probablement pas tous être satisfaits. Un processus est donc nécessaire pour réfléchir à ces différents besoins, explorer diverses options et attribuer les espaces de bureau de la manière la plus équitable possible.
Lorsque je suis devenu directeur, je suis passé d’un bureau individuel avec une fenêtre à un bureau “exécutif” avec des fenêtres enveloppantes sur deux murs et une belle vue sur le quartier, ainsi qu’un espace pour un grand bureau et une table pour les réunions. Mais en réfléchissant à mes propres besoins (2-3 jours par semaine au travail) et en les testant avec le processus ci-dessus, il est clair que je n’ai pas besoin d’un grand bureau avec fenêtre.
Compte tenu des besoins de nos jeunes professeurs et du personnel administratif qui travaille plus de trois jours par semaine et dont beaucoup n’ont pas de bureau individuel avec fenêtre, l’espace de mon bureau actuel serait mieux utilisé d’une autre manière, par exemple comme salle de réunion ou comme bureau partagé.
Le bureau est un espace important, mais il doit être utilisé. Dans la nouvelle réalité du travail à domicile, le bureau individuel avec fenêtre est un privilège, pas un droit. J’accepterai donc volontiers un bureau individuel sans fenêtre!