Winning at the Scholarship Game / Gagner au jeu des bourses d'études
You need to learn the rules of the game and not be discouraged / Vous devez apprendre les règles du jeu et ne pas vous décourager
La version française de ce texte figure ci-dessous
Having come through the Fall blitz where I supported current and former PhD students with doctoral and postdoctoral scholarship applications, I was struck by three things: 1) the significant work that is required to apply for 2) what is a relatively small amount of money in the main scholarships, and 3) the inequity of some super scholarships that are worth much more but are insanely hard to obtain.
As I coached my students, proofed their applications, and updated or wrote last minute letters of reference because one online grant system crashed near the deadline and another didn’t prompt me to submit a letter even though it was required, it became evident how this process is a high stress game for all involved, but one where the rules are far from clear for those most concerned, i.e., students. If students don’t know the rules of the game, then they can’t compete with those who do, and that’s unfair.
To start, I’m first going to rant about what is wrong with the student funding system in Canada, because it feels good to gripe even knowing that I can’t change the system… but maybe this will help encourage those with influence to make changes so the system becomes more equitable. Second, this game is one in which I learned the rules from my mentors and through personal experience: I was fully funded with an annual award during my PhD and post-doc, and I’ve also been on the other side as a reviewer of scholarship applications.
Existing structural inequities will continue to stack the competition in favour of some students, so my hope is that sharing tips on how to play the game will help more students have a chance at winning in the academic scholarship competition.
Rant
This Fall (actually starting in the summer), my students and I invested a huge amount of time (literally months) and effort to crafting innovative, detailed, rigorous and thus hopefully competitive dossiers in order to have a chance at increasingly limited number of multi-year scholarships. These scholarship applications are now little different from major grant applications written by seasoned researchers: both have, over the years, increased in length and requirements (e.g., say the same thing differently in three places, justify why the project is ground-breaking), and become much more competitive.
Despite increased government funding invested in Canadian granting councils, budgets have not kept pace with demand and the number of applications far outstrips the funds available, with the result that many excellent dossiers are not funded – the success rates are depressingly low. So, in part to help evaluation committees select and fund “the best”, more criteria have been added and additional variables provided to evaluate dossiers, to separate the wheat from the chaff. But in the process, this further bureaucratization – which unfortunately has not been accompanied by improved functionality on scholarship websites (they’re decidedly 1990s in form and function) – has also massively increased the workload for volunteer reviewers, with the result that many now refuse to participate in the process.
Second, scholarship award amounts from provincial and federal granting agencies have not kept pace with inflation and the cost of living. I was shocked to learn – I’ve clearly had my head in the clouds since becoming a professor — that the amounts that students receive today have barely increased from what I got as a PhD student and post-doc 20 years ago! In the late 1990s and early 2000s, I was able to live comfortably with my scholarships because they were non-taxable and at a level well above minimum wage, allowing me to study and do research full-time. Today, many scholarships in Canada leave students effectively below the poverty line, so they have to top up with other smaller scholarships and part-time jobs.
Third, not all scholarships are created equal. While the “basic” scholarships are already extremely competitive but offer insufficient funds with which to live, the highly prestigious scholarships like Vanier and Trudeau Foundation, or those for students working on AI (the current buzz for funding), may pay double or triple what other students are receiving…and as a consequence, they’re insanely competitive. To succeed with these super scholarships, students often have to perfectly fit their project into a niche subject area, have an impressive publication record (equivalent to junior professors), and have been actively involved in volunteer work and community outreach (preferably something that tugs on the heart-strings and changes the world, like solving the housing crisis). One has to wonder when these candidates had the time to sleep, think or live.
Yes, this model is perverse and even counterproductive to producing the “highly qualified personnel” needed for our knowledge economies. Who would want to play a game with such stressful conditions and a low chance of success?
Yes, there needs to be a lot more money invested in higher education institutions and infrastructure, in research grants… and in scholarships so that talented students do not have to juggle multiple part-time jobs with their studies, while also accumulating substantial debts from student loans.
But the harsh reality is that student funding in Canada and elsewhere remains largely insufficient to support the number of meritorious students applying for scholarships to support their studies and so progress into meaningful and rewarding careers. And, unfortunately, I don’t see this situation changing in the near future. How then, in such an environment, can talented students play the academic game without losing themselves in the grind of work and demoralizing competition, where failure is more frequent than success?
Learn to Play the Game
First, you have to accept that it’s a game, that you need to know the rules and learn how to use them to your advantage. For example, in Quebec, we have a parallel research funding system to that of the Canadian federal granting agencies, but with a particular focus on supporting the progression of junior scholars. Students (and early career researchers) can legitimately apply at the same time with the same proposal to two competitions, i.e., provincial and federal. If successful, an awardee can only accept one award – no double dipping! – but they can list the other on their CV as awarded but declined, which is an important mark of excellence.
Second, accept that scholarship writing is an experimental and experiential process, and like much of research in general, will involve far more failure than success. Writing scholarship applications is a great learning opportunity because every application gets better with time, forcing you to put down your ideas for your research project in more nuanced, clearer and more accessible ways. It hurts to get a rejection but it’s not personal, it’s part of the game – learning to accept and to learn from failure is the path to success.
Finally, remember that you’re invariably writing for an interdisciplinary audience who are not experts on your topic. Show them why your research project is interesting, pertinent, and advances knowledge, and that you’ve the skills to make this research happen. The challenge is writing in a way that is both sophisticated and accessible – again, practice makes perfect.
Tips and tricks
Plan a scholarship application calendar based on the previous year’s deadlines, with automated reminders, so that you have lots of time to prepare.
Start working well in advance of the deadlines to draft content and then solicit feedback from fellow students and your professors.
Start thinking about the professors who you know well and can ask to write strong letters of reference.
Read all the instructions, twice, and follow them closely.
Write an exciting research proposal that’s feasible (based on context, your skills, etc.), with details on the problem, methods, and (realistic) deliverables.
Do not rely on one application. Apply for all major scholarships for which you’re remotely eligible.
Recycle content from your major scholarship application to use in small scholarships or awards (e.g., as pieces of the larger project) and in future applications; the proposal will continue to improve as your project evolves.
Apply for lots of little scholarships and prizes because these can help you develop a track record of success and fund your work while you keep trying for the major scholarship, e.g., travel awards, research centre prizes for best paper, government awards for youth or professionals, graduate program scholarships.
Make sure you’ve updated your CV, both your complete Word document (which should be maximally inclusive) and any online platforms, such as the dreaded CCV in Canada, ORCID, or LinkedIn.
Proof, proof, proof! Nothing is more annoying for reviewers than reading an application full of bad formatting, spelling mistakes or typographical errors: this undermines your credibility and are a easy criteria for exclusion in comparison with more polished applications.
Do not do last minute applications as they’re invariably a waste of time and effort that could be better spent on other work (i.e., publications) or personal activities. If a competition appears on short notice, that you didn’t know about, apply only if you already have a strong package from other applications and can quickly recycle it… and make sure your professors have already written strong letters that they can easily update.
Other funding sources
Explore other funding opportunities in addition to scholarships, because alongside generating much needed income, they also look great on a CV, showcasing the fact that you have pertinent skills and expertise… and that others have valued you highly enough to recruit you to a paid position.
Research assistantships with professors, working on their research projects: these provide opportunities to participate in publishing, learn research skills, start networking, attend conferences, etc.
Research coordinator: here you demonstrate organizational and leadership abilities, have opportunities to mentor more junior colleagues, participate in publications, networking, etc.
Teaching assistantships: you learn valuable teaching skills, how to evaluate work, begin experimenting with knowledge translation, etc.
Short or long-term contracts, often with research centres or networks, but sometimes NGOs or government agencies: you engage in advanced knowledge translation, extended your networking, demonstrate research expertise, and participate in the production of scientific reports.
Conclusion
Even if you’re not successful the first time (or subsequently) with applications for major scholarships, it’s important to keep trying and leveraging all opportunities that are available. While this is evidently time consuming, it’s also a way to generate some revenue to pay tuition and living expenses; and it can be a very important addition to your CV because it shows a track record of employment, productivity and “get up and go” that will be very positively viewed by scholarship review committees, but also by future employers.
Applying for scholarships is also an important means to learning key academic skills, such as project management and scientific writing; they are part of the academic game, where as researchers we apply for money to fund knowledge production. So recognize that the game is hard and highly competitive; understand the rules; and so put your best game forward. Don’t despair when you fail, which is inevitable; instead learn from the experience, try again and so find a way and place to win at the game.
À l’issue de la campagne d’automne, au cours de laquelle j’ai aidé d’anciens et d’actuels doctorants à présenter des demandes de bourses doctorales et postdoctorales, j’ai été frappé par trois choses : 1) le travail considérable nécessaire pour postuler à 2) ce qui est un montant relativement faible dans les principales bourses d’études, et 3) l’iniquité de certaines super-bourses qui valent beaucoup plus, mais sont incroyablement difficiles à obtenir.
Alors que je coachais mes étudiants, que je corrigeais leurs dossiers et que je mettais à jour ou rédigeais des lettres de recommandation de dernière minute parce qu’un système de bourse en ligne tombait en panne à l’approche de la date limite et qu’un autre ne m’invitait pas à soumettre une lettre alors qu’elle était requise, il est devenu évident que ce processus est un jeu très stressant pour toutes les parties concernées, mais dont les règles sont loin d’être claires pour les premiers intéressés, c’est-à-dire les étudiants. Si les étudiants ne connaissent pas les règles du jeu, ils ne peuvent pas rivaliser avec ceux qui les connaissent, et c’est injuste.
Pour commencer, je vais me plaindre de ce qui ne va pas dans le système de financement des études au Canada, parce que ça fait du bien de se plaindre même si je sais que je ne peux pas changer le système... mais peut-être que cela encouragera ceux qui ont de l’influence à faire des changements pour que le système devienne plus équitable. Deuxièmement, c’est un jeu dont j’ai appris les règles grâce à mes mentors et à mon expérience personnelle : j’ai été entièrement financé par une bourse annuelle pendant mon doctorat et mon postdoc, et j’ai également été de l’autre côté en tant qu’évaluateur de demandes de bourses d’études.
Les inégalités structurelles existantes continueront à favoriser certains étudiants. J’espère donc que le fait de partager des conseils sur la manière de jouer le jeu permettra à un plus grand nombre d’étudiants d’avoir une chance de gagner dans la compétition des bourses d’études.
Une tirade
Cet automne (en fait depuis l’été), mes étudiants et moi-même avons investi énormément de temps (littéralement des mois) et d’efforts pour élaborer des dossiers innovants, détaillés, rigoureux et donc, espérons-le, compétitifs, afin d’avoir une chance d’obtenir un nombre de plus en plus limité de bourses d’études pluriannuelles. Ces demandes de bourses sont aujourd’hui peu différentes des demandes de subventions majeures rédigées par des chercheurs chevronnés : toutes deux ont, au fil des ans, gagné en longueur et en exigences (ex. : dire la même chose différemment à trois endroits, justifier pourquoi le projet est révolutionnaire), et sont devenues beaucoup plus concurrentielles.
Malgré l’augmentation des fonds publics investis dans les conseils subventionnaires canadiens, les budgets n’ont pas suivi le rythme de la demande et le nombre de demandes dépasse de loin les fonds disponibles, ce qui fait que de nombreux excellents dossiers ne sont pas financés – les taux de réussite sont déprimants. C’est pourquoi, en partie pour aider les comités d’évaluation à sélectionner et à financer les “meilleurs”, des critères supplémentaires ont été ajoutés et des variables additionnelles ont été prévues pour évaluer les dossiers, afin de séparer le bon grain de l’ivraie. Mais cette bureaucratisation accrue – qui ne s’est malheureusement pas accompagnée d’une amélioration de la fonctionnalité des sites web consacrés aux bourses d’études (leur forme et leur fonction datent résolument des années 1990) – a également augmenté massivement la charge de travail des évaluateurs bénévoles, si bien que nombre d’entre eux refusent désormais de participer au processus.
Deuxièmement, le montant des bourses octroyées par les organismes subventionnaires provinciaux et fédéraux n’a pas suivi le rythme de l’inflation et du coût de la vie. J’ai été choqué d’apprendre – j’avais manifestement la tête dans les nuages depuis que je suis devenu professeur – que les montants que les étudiants reçoivent aujourd’hui ont à peine augmenté par rapport à ceux que j’ai reçus en tant que doctorant et postdoctorant il y a 20 ans! À la fin des années 1990 et au début des années 2000, j’ai pu vivre confortablement avec mes bourses parce qu’elles étaient non imposables et d’un niveau bien supérieur au salaire minimum, ce qui me permettait d’étudier et de faire de la recherche à temps plein. Aujourd’hui, de nombreuses bourses au Canada laissent les étudiants en dessous du seuil de pauvreté, ce qui les oblige à compléter avec d’autres bourses plus modestes et des emplois à temps partiel.
Troisièmement, toutes les bourses ne sont pas équivalentes. Alors que les bourses “de base” sont déjà extrêmement compétitives, mais n’offrent pas suffisamment d’argent pour vivre, les bourses super prestigieuses comme celles de la Fondation Vanier et de la Fondation Trudeau, ou celles destinées aux étudiants qui travaillent sur l’IA (la tendance actuelle en matière de financement), peuvent payer le double ou le triple de ce que reçoivent les autres étudiants... et par conséquent, elles sont incroyablement compétitives. Pour obtenir ces super bourses, les étudiants doivent souvent inscrire parfaitement leur projet dans un domaine de niche, avoir un dossier de publications impressionnant (équivalent à celui de professeurs débutants) et avoir participé activement à des activités de bénévolat et de sensibilisation de la communauté (de préférence dans un domaine qui touche le cœur et change le monde, comme la résolution de la crise du logement). On peut se demander quand ces candidats ont eu le temps de dormir, de penser ou de vivre.
Oui, ce modèle est pervers et même contre-productif pour produire le “personnel hautement qualifié” nécessaire à nos économies de la connaissance. Qui voudrait jouer à un jeu dans des conditions aussi stressantes et avec de faibles chances de réussite?
Oui, il faut investir beaucoup plus d’argent dans les établissements et les infrastructures d’enseignement supérieur, dans les subventions de recherche… et dans les bourses d’études, afin que les étudiants talentueux n’aient pas à jongler entre plusieurs emplois à temps partiel et leurs études, tout en accumulant des dettes substantielles en raison des prêts étudiants.
Mais la dure réalité est que le financement des études au Canada et ailleurs reste largement insuffisant pour soutenir le nombre d’étudiants méritants qui demandent des bourses pour financer leurs études et ainsi progresser vers des carrières intéressantes et gratifiantes. Et, malheureusement, je ne vois pas cette situation changer dans un avenir proche. Comment, dans un tel environnement, les étudiants talentueux peuvent-ils jouer le jeu universitaire sans se perdre dans le travail et la compétition démoralisante, où l’échec est plus fréquent que la réussite?
Apprendre à jouer le jeu
Tout d’abord, il faut accepter le fait qu’il s’agit d’un jeu, qu’il faut en connaître les règles et apprendre à les utiliser à son avantage. Au Québec, par exemple, nous disposons d’un système de financement de la recherche parallèle à celui des organismes subventionnaires fédéraux canadiens, mais qui met particulièrement l’accent sur le soutien de la progression des jeunes chercheurs. Les étudiants (et les chercheurs en début de carrière) peuvent légitimement présenter la même proposition dans le cadre de deux concours, l’un provincial et l’autre fédéral. S’il est retenu, le lauréat ne peut accepter qu’une seule bourse – pas de cumul! – mais il peut mentionner sur son CV que l’autre bourse a été attribuée, mais refusée, ce qui constitue une importante marque d’excellence.
Deuxièmement, acceptez le fait que la rédaction d’une demande de bourse est un processus expérimental et que, comme la plupart des recherches en général, elle comportera beaucoup plus d’échecs que de réussites. La rédaction de demandes de bourses est une excellente occasion d’apprentissage, car chaque demande s’améliore avec le temps, ce qui vous oblige à formuler vos idées pour votre projet de recherche de manière plus nuancée, plus claire et plus accessible. Cela fait mal de recevoir un refus, mais ce n’est pas personnel, cela fait partie du jeu – apprendre à accepter l’échec et à en tirer des leçons est la voie de la réussite.
Enfin, n’oubliez pas que vous écrivez invariablement pour un public interdisciplinaire qui n’est pas expert en la matière. Montrez-leur pourquoi votre projet de recherche est intéressant, pertinent, qu’il fait progresser les connaissances et que vous avez les compétences nécessaires pour mener à bien cette recherche. Le défi consiste à écrire d’une manière à la fois sophistiquée et accessible – encore une fois, c’est en forgeant qu’on devient forgeron.
Conseils et astuces
Prévoyez un calendrier de candidature aux bourses d’études basé sur les échéances de l’année précédente, avec des rappels automatiques, afin de disposer de beaucoup de temps pour vous préparer.
Commencez à travailler bien avant les dates limites pour rédiger le contenu, puis demandez l’avis de vos camarades de classe et de vos professeurs.
Commencez à penser aux professeurs que vous connaissez bien et à qui vous pouvez demander d’écrire des lettres de recommandation solides.
Lisez toutes les instructions, deux fois, et suivez-les scrupuleusement.
Rédigez une proposition de recherche passionnante et réalisable (en fonction du contexte, de vos compétences, etc.), avec des détails sur le problème, les méthodes et les résultats attendus (réalistes).
Ne vous contentez pas d’une seule candidature. Posez votre candidature à toutes les bourses importantes auxquelles vous pouvez prétendre.
Recyclez le contenu de votre demande de bourse principale pour l’utiliser dans le cadre de bourses ou de prix plus modestes (ex. : comme des éléments d’un projet plus vaste) et dans des demandes futures ; la proposition continuera à s’améliorer au fur et à mesure que votre projet évoluera.
Postulez à de nombreuses petites bourses et de nombreux prix, car ils peuvent vous aider à acquérir une expérience réussie et à financer votre travail tout en continuant à tenter d’obtenir la bourse principale, ex. : des bourses de voyage, des prix décernés par des centres de recherche pour le meilleur article, des bourses gouvernementales pour les jeunes ou les professionnels, des bourses pour les programmes d’études supérieures.
Assurez-vous d’avoir mis à jour votre CV, à la fois votre document Word complet (qui doit être le plus complet possible) et toutes les plateformes en ligne, telles que le redoutable CCV au Canada, ORCID ou LinkedIn.
Corrigez, corrigez, corrigez! Rien n’est plus ennuyeux pour les évaluateurs que de lire un dossier contenant des erreurs de formatage, des fautes d’orthographe ou des erreurs typographiques : cela nuit à votre crédibilité et constitue un critère d’exclusion facile par rapport à des candidatures plus soignées.
N’envoyez pas de candidatures de dernière minute, car elles constituent invariablement une perte de temps et d’efforts qui pourraient être consacrés à d’autres travaux (c. à d. des publications) ou à des activités personnelles. Si un concours apparaît à court terme et que vous n’en aviez pas connaissance, ne postulez que si vous disposez déjà d’un dossier solide issu d’autres demandes et que vous pouvez le recycler rapidement... et assurez-vous que vos professeurs ont déjà rédigé des lettres solides qu’ils peuvent facilement mettre à jour.
Autres sources de financement
En plus des bourses d’études, explorez d’autres possibilités de financement. En effet, en plus de générer des revenus dont vous avez grand besoin, elles font bonne figure sur un CV, car elles montrent que vous possédez des compétences et une expertise pertinente... et que d’autres vous ont suffisamment apprécié pour vous recruter à un poste rémunéré.
Assistants de recherche auprès de professeurs, travaillant sur leurs projets de recherche : ils vous donnent l’occasion de participer à des publications, d’acquérir des compétences en matière de recherche, de commencer à travailler en réseau, d’assister à des congrès, etc.
Coordinateur de recherche : vous démontrez ici vos capacités d’organisation et de leadership, vous avez l’occasion d’encadrer des collègues plus juniors, de participer à des publications, de vous constituer un réseau, etc.
Auxiliaire d’enseignement : vous acquérez des compétences pédagogiques précieuses, apprenez à évaluer des travaux, commencez à expérimenter le transfert des connaissances, etc.
Contrats à court ou long terme, souvent avec des centres de recherche ou des réseaux, mais parfois avec des ONG ou des agences gouvernementales : vous vous engagez dans le transfert des connaissances avancées, étendez votre réseau, démontrez votre expertise en matière de recherche et participez à la production de rapports scientifiques.
Conclusion
Même si vous ne réussissez pas du premier coup (ou par la suite) à obtenir une bourse majeure, il est important de continuer à essayer et de tirer parti de toutes les possibilités qui s’offrent à vous. Bien que cela prenne évidemment beaucoup de temps, c’est aussi un moyen de générer des revenus pour payer les frais de scolarité et les frais de subsistance ; et cela peut être un ajout très important à votre CV, car cela montre un historique d’emploi, de productivité et d’activité qui sera très bien perçu par les comités d’évaluation des bourses, mais aussi par les futurs employeurs.
La candidature à une bourse est également un moyen important d’acquérir des compétences universitaires clés, telles que la gestion de projet et la rédaction scientifique ; elles font partie du jeu académique, où, en tant que chercheurs, nous demandons de l’argent pour financer la production de connaissances. Reconnaissez donc que le jeu est difficile et hautement compétitif, comprenez les règles et donnez le meilleur de vous-même. Ne désespérez pas lorsque vous échouez, ce qui est inévitable ; tirez plutôt les leçons de l’expérience, essayez à nouveau et trouvez ainsi un moyen et un endroit pour gagner à ce jeu.