How to Write a Bad Cover Letter / Comment écrire une mauvaise lettre de présentation

To be taken seriously, avoid these mistakes / Pour être pris au sérieux, évitez ces erreurs

Photo by Mihai Moisa on Unsplash

La version française de ce texte figure ci-dessous

We’re in the hiring process again in my department, with three different professor positions to be filled. While a lot of work – because there will be dozens of dossiers for each position – it’s also a stimulating experience reading through the different proposals of candidates for our positions. The interesting dossiers rise quickly to the surface, while those that belong at the bottom are also evident. A bit like reading student essays, I can usually tell within the first page whether it’s a keeper or destined for the reject pile.

Academic hiring is an incredibly competitive process, so candidates need to know how to put together a convincing application package, and this starts with a good cover letter. After being on more than a dozen hiring committees, I’ve seen some truly horrible letters.

The following formats are ones that I most strongly discourage, because they will definitely not help convince the selection committee that your dossier is serious, competitive, and merits being retained for the long list, and is maybe even worth going forward to the short list.

The usual caveats apply: I’m talking here about applications to academic positions at a North American university, so I fully accept that the norms for cover letters may vary across countries or other professional contexts. But I think the general principles of these recommendations are still broadly applicable.

Be overly creative: it can be fun to write a letter in the form of poetry or prose, and it will certainly set your application apart from that of other candidates, but doing so is a huge risk. Instead of intriguing the committee, you’re most likely to give the impression that you’re not a serious candidate, or that you’re trying to distract from weaknesses with your dossier. A more classic if less creative approach is the safer bet.

Talk too much about your PhD: for an Assistant professor position, it’s relevant to talk about your recent PhD work and expertise, but if you spend more than a paragraph or two on this instead of projecting yourself into the future, you’ll be seen as not yet ready. You want to make it very clear that you’ve moved beyond your student days. So emphasize the competencies and experience developed during your PhD and postdoc (if you did one), and then articulate a clear plan that shows that you’re an autonomous researcher and educator, able to hit the ground running.

Build too slowly: don’t give us a detailed biographical narrative or wait until the end of the second page to show that you have the necessary skills and experience for the job. Introduce yourself and then take the reader through an overview of your research area and focus, your teaching experience, involvement in service and outreach, etc. Very often you’ll have other documents (e.g., a research plan or teaching statement) where you can expand on these aspects in more detail.

Be too concise: a letter of less than a page in length shows that you don’t know how to play the academic game and apply to a professor position (I recommend 1.5-2 pages). This is not an application for an unskilled entry level job, so you should have a lot to say. Also, remember that this is the first document that selection committee members will read, so it’s your best chance to generate interest and encourage them to read the rest of your application package.

Share too much personal information: we don’t need to know that you want the job because you have family living in the city, nor do we need to hear about your hobbies, or your family or childcare responsibilities. These are all irrelevant to the position and their inclusion gives the impression that you can’t separate the personal from the professional. The personal can come into discussions if you get to the short list, where you legitimately ask questions about life in the city, childcare resources, etc., and this also shows your enthusiasm for the position, and that you’re personable.

Be desperate: you may be in a horrible dead-end job or working with toxic colleagues, and thus see the position as a way to escape; or you may have been unable to get an academic position and so see this position as your last chance to get into academia. Even if this is the case, don’t say or even imply that you’re desperate. Doing so gives the impression that you’re instrumentalizing the position and aren’t likely to contribute meaningfully. The selection committee’s job is to propose the best candidate, and that will be someone who shows that they are ready to flourish in the position.

Come across as arrogant: if you tell us that you will be a major asset to our department or will revolutionize one of our areas of research or teaching, you’re guaranteed to alienate members of the selection committee. You’re also almost certainly wrong and it shows that you don’t know much about the department. If you do have a super star dossier, be modest but confident in presenting your accomplishments. When a very strong candidate appears arrogant in their letter, the committee will reasonably think that this person will not be a team player or good colleague, and that the job will just be a stepping stone to another university in a few years.

Cold and factual: don’t just list your productivity, without a few niceties at the start or end of the letter, or personal anecdotes or examples about what you do, how and why. The letter should be the qualitative complement to the detailed quantitative information in your CV, providing an accessible narrative that explains your experience and expertise. This is also the place to show that you’re a colleague with whom we’d like to work.

Me, me, me: while it’s critical to present yourself, if your cover letter is only about you and your accomplishments and never talks about research collaborations and networks, your supervision or work with students, or your experience on committees, it will send a strong message that you’re a loner and not a team player. Instead, give examples that show that you’re someone with whom colleagues will be able to collaborate effectively in research, teaching, or service.

A good letter tells a story about who you are, where you’re from, and where you see yourself going in this new position. It gives examples of your skills and expertise and provides a window into your personality. And it’s the first thing that people will read, so you must make the right impression from the start; if the reader gets bored or turned off, they’ll stop reading and move on to the next candidate’s dossier.

Pay attention to formatting, because this sends an implicit message about professionalism. The letter should be fully justified (not left aligned, which looks like you’re writing an email or submitting a manuscript), single spaced, and with your current institutional header, contact details and signature at the end.

If you’re a francophone and applying to a French-language institution, write the cover letter in French; your CV can be in English if you’ve been at English-language institutions (but you’ll need to translate if hired). If you’re not a francophone but have some mastery of the language, it’s also good to translate the letter into French (use Deepl.com); but make sure to have it proofed by a native French speaker as grammatical errors will send the wrong message. Definitely do not pretend that you have an advanced level of fluency if you can barely speak or understand the language, as this will be tested during the selection process.

Take your time to work up a strong letter, then test it with your friends, family and colleagues – in so doing, you’ll present yourself at your best and maximize your chances of being retained for the next step in the selection process.

---

Nous sommes à nouveau dans un processus d’embauche dans mon département, avec trois différents postes de professeur à pourvoir. Bien que cela représente beaucoup de travail – car il y aura des dizaines dossiers ou plus pour chaque poste – c’est aussi une expérience stimulante que de lire les différentes propositions des candidats pour nos postes. Les dossiers intéressants remontent rapidement à la surface, tandis que ceux qui ont leur place en bas de l’échelle sont également évidents. Un peu comme lorsque je lis des textes d’étudiants, je peux généralement dire dès la première page si le dossier est à garder ou s’il est destiné à la pile des rejets.

Le recrutement dans le milieu universitaire est un processus incroyablement compétitif, les candidats doivent donc savoir comment constituer un dossier de candidature convaincant, et cela commence par une bonne lettre de présentation. Après avoir fait partie de plus d’une douzaine de comités d’embauche, j’ai vu des lettres vraiment mauvaises.

Les formats suivants sont ceux que je déconseille le plus fortement, car ils n’aideront certainement pas à convaincre le comité de sélection que votre dossier est sérieux, compétitif, et mérite d’être retenu pour la liste longue, et peut-être même de passer à la liste courte.

Les mises en garde habituelles s’appliquent : je parle ici de candidatures à des postes académiques dans une université nord-américaine, donc j’accepte pleinement que les normes relatives aux lettres de motivation puissent varier selon les pays ou d’autres contextes professionnels. Mais je pense que les principes généraux de ces recommandations restent largement applicables.

Être trop créatif : il peut être amusant d’écrire une lettre sous forme de poésie ou de prose, et cela distinguera certainement votre candidature de celle des autres candidats, mais faire cela est un risque énorme. Au lieu d’intriguer le comité, vous risquez de donner l’impression que vous n’êtes pas un candidat sérieux, ou que vous cherchez à détourner l’attention des faiblesses de votre dossier. Une approche plus classique, quoique moins créative, est un pari plus sûr.

Parler trop de votre doctorat : pour un poste de professeur adjoint, il est pertinent de parler de votre travail de doctorat récent et de votre expertise, mais si vous y consacrez plus d’un paragraphe ou deux au lieu de vous projeter dans l’avenir, vous serez perçu comme n’étant pas encore prêt. Vous devriez montrer très clairement que vous avez dépassé le stade de l’étudiant. Mettez donc l’accent sur les compétences et l’expérience développées pendant votre doctorat et votre postdoc (si vous en avez fait un), puis articulez un plan clair qui montre que vous êtes un chercheur et un éducateur autonome, capable de prendre son élan.

Construire trop lentement : ne nous faites pas un récit biographique détaillé et n’attendez pas la fin de la deuxième page pour montrer que vous avez les compétences et l’expérience nécessaires pour le poste. Présentez-vous, puis donnez au lecteur un aperçu de votre domaine de recherche et de vos centres d’intérêt, de votre expérience en matière d’enseignement, de votre participation à des activités de service et de rayonnement, etc. Très souvent, vous aurez d’autres documents (ex. : un plan de recherche ou un résumé de votre approche de l’enseignement) où vous pourrez développer ces aspects plus en détail.

Être trop concis : une lettre de moins d’une page montre que vous ne savez pas comment jouer le jeu universitaire et postuler à un poste de professeur (je recommande 1,5 à 2 pages). Il ne s’agit pas d’une candidature pour un poste de débutant non qualifié, vous devez donc avoir beaucoup de choses à dire. N’oubliez pas non plus que c’est le premier document que les membres du comité de sélection liront, c’est donc votre meilleure chance de susciter l’intérêt et de les encourager à lire le reste de votre dossier de candidature.

Partager trop d’informations personnelles : nous n’avons pas besoin de savoir que vous voulez ce poste parce que vous avez de la famille qui vit dans la ville ni d’entendre parler de vos loisirs ou de vos responsabilités familiales ou de garde d’enfants. Tous ces éléments n’ont rien à voir avec le poste et leur inclusion donne l’impression que vous ne pouvez pas séparer le personnel du professionnel. Le personnel peut entrer dans les discussions si vous arrivez à la liste restreinte, où vous pouvez légitimement poser des questions sur la vie dans la ville, les ressources en matière de garde d’enfants, etc.

Être désespéré : vous êtes peut-être dans un horrible emploi sans avenir ou vous travaillez avec des collègues toxiques, et vous voyez donc ce poste comme un moyen de vous échapper; ou vous n’avez peut-être pas réussi à obtenir un poste universitaire et vous voyez donc ce poste comme votre dernière chance d’entrer dans le monde universitaire. Même si c’est le cas, ne dites pas ou ne laissez pas entendre que vous êtes désespéré. Cela donnerait l’impression que vous instrumentalisez le poste et que vous n’êtes pas susceptible d’apporter une contribution significative. Le travail du comité de sélection est de proposer le meilleur candidat, et ce sera quelqu’un qui montre qu’il est prêt à s’épanouir dans le poste.

Passer pour un arrogant : si vous nous dites que vous serez un atout majeur pour notre département ou que vous révolutionnerez l’un de nos domaines de recherche ou d’enseignement, vous êtes sûr de vous aliéner les membres du comité de sélection. De plus, vous vous trompez presque à coup sûr et cela montre que vous ne connaissez pas bien le département. Si vous avez un dossier de chercheur étoile, soyez modeste mais confiant dans la présentation de vos réalisations. Lorsqu’un candidat très fort semble arrogant dans sa lettre, le comité pensera raisonnablement que cette personne n’aura pas l’esprit d’équipe ou ne sera pas un bon collègue, et que le poste ne sera qu’un tremplin vers une autre université dans quelques années.

Être froid et factuel : ne vous contentez pas d’énumérer votre productivité, sans quelques amabilités au début ou à la fin de la lettre, ni d’anecdotes personnelles ou d’exemples sur ce que vous faites, comment et pourquoi. La lettre doit être le complément qualitatif des informations quantitatives détaillées de votre CV, en fournissant un récit accessible qui explique votre expérience et votre expertise. C’est aussi le lieu de montrer que vous êtes un collègue avec lequel on aimerait travailler.

Moi, moi, moi : bien qu’il soit essentiel de se présenter, si votre lettre de motivation ne parle que de vous-même et de vos réalisations et n’évoque jamais les collaborations et les réseaux de recherche, votre supervision ou votre travail avec les étudiants, ou votre expérience au sein de comités, cela enverra un message fort selon lequel vous êtes un solitaire et non un joueur d’équipe. Donnez plutôt des exemples qui montrent que vous êtes quelqu’un avec qui les collègues pourront collaborer efficacement en matière de recherche, d’enseignement ou de service.

Une bonne lettre raconte qui vous êtes, d’où vous venez et où vous vous voyez aller avec ce nouveau poste. Elle donne des exemples de vos compétences et de votre expertise et offre une fenêtre sur votre personnalité. Et c’est la première chose que les gens liront, alors vous devrez faire bonne impression dès le début; si le lecteur s’ennuie ou est rebuté, il arrêtera de lire et passera au dossier du candidat suivant.

Faites attention à la mise en forme, car cela envoie un message implicite sur le professionnalisme. La lettre doit être entièrement justifiée (et non alignée à gauche, ce qui donne l’impression que vous écrivez un courriel ou que vous soumettez un manuscrit), en simple interligne, et avec votre en-tête institutionnel actuel, vos coordonnées et votre signature à la fin.

Si vous êtes francophone et que vous postulez auprès d’un établissement de langue française, rédigez la lettre de motivation en français; votre CV peut être en anglais si vous avez fréquenté des établissements anglophones (mais vous devrez le traduire si vous êtes embauché). Si vous n’êtes pas francophone, mais que vous maîtrisez un peu la langue, il est également bon de traduire la lettre en français (utilisez Deepl.com); mais assurez-vous de la faire relire par un locuteur natif français, car les erreurs grammaticales enverront un mauvais message. Ne prétendez surtout pas que vous avez un niveau de maîtrise avancé si vous pouvez à peine parler ou comprendre la langue, car cela sera testé pendant le processus de sélection.

Prenez votre temps pour rédiger une lettre solide, puis testez-la avec vos amis, votre famille et vos collègues – vous vous présenterez ainsi sous votre meilleur jour et vous maximiserez vos chances d’être retenu pour l’étape suivante du processus de sélection.