An Edit Too Far / Une édition trop poussée

When editors overstep the bounds / Quand les rédacteurs dépassent les limites

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash

La version française de ce texte figure ci-dessous

As journal editor of the Canadian Journal of Bioethics/Revue Canadienne de Bioéthique, a volunteer-run open access journal, one of the roles that I enjoy is editing manuscripts that have been accepted and are almost ready for publication. I mobilize my dyslexic eye to visually proof the text (correcting double spaces, typos, and formatting issues), and then read the manuscript to do a final verification of content and make necessary linguistic corrections. For me, this is fun and gives me a real sense of accomplishment… I know, I’m weird.

From the earliest days of the journal, and based on a few negative personal experiences with my own submissions to various journals, our editorial policy has been to collaborate with authors from the beginning of the submission process. We’re not elitist, only publishing a slim percentage of texts from the “leading scholars”; instead, we pride ourselves in accompanying authors and providing constructive critical feedback to support them in publishing quality manuscripts. Yes, we reject texts that do not meet our standards of excellence, but we only do so when we see no hope of them being publishable.

For the final edits, I systematically do these in Track Changes in Word (never in PDF!), and then return the edited manuscript to the authors for their approval and any last modifications, before sending to production (i.e., generating the PDF that will be published). The authors see exactly what corrections were made at this final stage, which they are asked to accept or reject. While it is our journal that is publishing the author’s manuscript and we are thus responsible for the quality of the final text, the words and style are that of the authors, so we respect their choice and do not impose a “journal writing style”. Further, the text (and ideas, arguments, data) remain the author’s intellectual property, not the journal’s, as we publish under a Creative Commons License.

But clearly our practices are not shared by every journal editorial board.

My PhD student, Josianne Barrette-Moran, shared with me her significant frustrations with a few journal editors who seriously overstepped the bounds of what she and I view to be acceptable relations between authors and editors. Particularly egregious were some recent experiences where editors had modified her texts in important ways and then published without her validation and approval. For example, she had references in a text modified erroneously (the wrong dates), and even more shocking, had entire sentences added by the editor that were both grammatically incorrect and distorted the line of argument and broader objective of the text. Josianne points clearly to the transgression of the editor imposing ideas that were not the author’s:

It’s like reverse plagiarism, words that I’ve never used, that I don’t mean, that people will associate with my name.

The harm of such editorial over-reach is that when readers note problems with a manuscript (e.g., poor grammar, logical errors or incoherencies), their likely immediate assumption is that it is the fault of the author, not the editor.

For the moment, my writing in both languages is my business card, everything that’s attached to my name online. So it’s depressing when publishers change things without your consent, without any real consultation, or even constructively...

Even at major journals with serious publishers who should have rigorous editorial procedures, I too have had to spend hours going through proofs to correct spelling and other typographical errors that were not in my original draft. This was painful, because I was invariably forced to work off the pre-print PDF, and so make line by line notes explaining the required corrections, fixing mistakes and reinserting words that should not have been deleted.

But at least at the review stage it’s still possible to catch mistakes before the text goes to publication. Much more distressing were experiences, like Josianne’s, where the published version had changed in important ways from the final text submitted by the author. And at this stage, the options may be limited. As Josianne notes,

The choices available to me are always either to write long requests for corrections, erratum, etc. or to let it drop, because every moment spent writing such requests is a moment when I’m not writing about what matters!

As a senior professor, I have the power and status to be able to challenge a journal editor and demand that they make a correction, and that they present their excuses for this unacceptable over-reach; but this would obviously be much harder and more intimidating for students, due to their inferior status in the academic social hierarchy. And even for a professor, there’s no guarantee that the response would be an apology and corrections.

Post-publication revisions shouldn’t be necessary – the solution to the problem is simple, as it comes down to good editorial procedures, founded in transparency and humility.

Yes, as editors we can make mistakes, and bugs can slip through even the best proofing system. I’ve corrected published manuscript PDFs at my journal, usually the same day that we published, when informed by authors of an error. Thankfully, this has happened on only a handful of occasions, but it was always unpleasant and embarrassing. These experiences pushed me to revise certain steps in our publication process, and to be more diligent in my own reviews, and in particular, to stop proofing when I’m becoming tired.

Running an open access journal is a lot of work, but it’s also a great privilege. Through my work as editor, I contribute to making knowledge accessible to academic and professional communities, and support authors in sharing their work. A side benefit is that in reading 50-70 manuscripts per year, I’m forced to stay current with the breadth of topics and research in contemporary bioethics, something that I could not otherwise “justify” given my director responsibilities.

The least that I and other journal editors can do is to ensure that when we send a manuscript for final publication, that it’s been rigorously proofed by both the journal editors and the authors. The goal of editing is (or should be) to help an author clearly articulate their ideas. Editors should not impose their own words but instead collaborate with authors to publish the highest quality manuscript possible. After all, the words and ideas are those of the author, and this must be respected.

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En tant qu’éditeur en chef de la Canadian Journal of Bioethics/Revue Canadienne de Bioéthique, une revue à accès libre gérée par des bénévoles, l’une des tâches que j’apprécie est la révision des manuscrits qui ont été acceptés et qui sont presque prêts à être publiés. Je mobilise mon œil dyslexique pour vérifier visuellement le texte (en corrigeant les doubles espaces, les fautes de frappe et les problèmes de formatage), puis je lis le manuscrit pour procéder à une dernière vérification du contenu et apporter les corrections linguistiques nécessaires. Pour moi, c’est un plaisir et un véritable sentiment d’accomplissement... Je sais, je suis bizarre.

Depuis les premiers jours de la revue, et sur la base de quelques expériences personnelles négatives avec mes propres soumissions à diverses revues, notre politique éditoriale a été de collaborer avec les auteurs dès le début du processus de soumission. Nous ne sommes pas élitistes, nous ne publions qu’un faible pourcentage de textes des “grands chercheurs”; au contraire, nous sommes fiers d’accompagner les auteurs et de leur fournir un retour critique constructif afin de les aider à publier des manuscrits de qualité. Il est vrai que nous rejetons les textes qui ne répondent pas à nos critères d’excellence, mais nous ne le faisons que lorsque nous ne voyons aucun espoir qu’ils soient publiables.

Pour les révisions finales, je les effectue systématiquement dans Word avec Suivi des modifications (jamais en PDF!), puis je renvoie le manuscrit édité aux auteurs pour leur approbation et d’éventuelles dernières modifications, avant de l’envoyer en production (c’est-à-dire de générer le PDF qui sera publié). Les auteurs voient exactement quelles corrections ont été apportées à ce stade final, qu’ils sont invités à accepter ou à rejeter. Bien que ce soit notre revue qui publie le manuscrit de l’auteur et que nous soyons donc responsables de la qualité du texte final, les mots et le style sont ceux des auteurs; nous respectons donc leur choix et n’imposons pas un “style d’écriture de revue”. En outre, le texte (et les idées, les arguments, les données) reste la propriété intellectuelle de l’auteur, et non celle de la revue, puisque nous publions sous une licence Creative Commons.

Mais il est clair que nos pratiques ne sont pas partagées par tous les comités éditoriaux de revues.

Mon étudiante en doctorat, Josianne Barrette-Moran, m’a fait part de ses grandes frustrations à l’égard de quelques éditeurs de revues qui ont sérieusement dépassé les limites de ce qu’elle et moi considérons comme des relations acceptables entre auteurs et éditeurs. Certaines expériences récentes, au cours desquelles des éditeurs avaient modifié ses textes de manière importante et les avaient ensuite publiés sans sa validation et son approbation, étaient particulièrement flagrantes. Par exemple, elle a vu les références d’un texte modifiées par erreur (mauvaises dates) et, plus choquant encore, des phrases entières ont été ajoutées par l’éditeur, qui étaient à la fois grammaticalement incorrectes et déformaient l’argumentation et l’objectif général du texte. Josianne souligne clairement la transgression de l’éditeur qui a imposé des idées qui n’étaient pas celles de l’auteur :

C’est comme un plagiat inversé, ce sont des mots que je n’ai jamais portés, que je n’assume pas, qu’on associe à mon nom.

Le préjudice de ces excès éditoriaux est que lorsque les lecteurs remarquent des problèmes dans un manuscrit (ex. : une mauvaise grammaire, des erreurs logiques ou des incohérences), ils supposent immédiatement que c’est la faute de l’auteur, et non celle de l’éditeur.

Pour l’instant, mon écriture dans les deux langues, c’est ma carte de visite, tout ce qui est attaché à mon nom en ligne. Alors c’est dépitant quand les éditeurs changent des choses sans le consentement, sans que ce soit une véritable concertation, ni même constructif...

Même dans des revues importantes, avec des éditeurs sérieux qui devraient avoir des procédures éditoriales rigoureuses, j’ai également dû passer des heures à examiner les épreuves pour corriger l’orthographe et d’autres erreurs typographiques qui ne figuraient pas dans mon projet initial. C’était pénible, car j’étais invariablement obligé de travailler à partir du PDF préimprimé, et donc de faire des notes ligne par ligne expliquant les corrections requises, corrigeant les erreurs et réinsérant des mots qui n’auraient pas dû être supprimés.

Mais au moins, au stade de la révision, il est encore possible de détecter des erreurs avant que le texte ne soit publié. Les expériences, comme celle de Josianne, où la version publiée a changé de manière importante par rapport au texte final soumis par l’auteur, sont beaucoup plus pénibles. Et à ce stade, les options peuvent être limitées. Comme le fait remarquer Josianne,

Les choix qui s’offrent à moi sont toujours soit d’écrire de longues demandes de correction, d’erratum etc. ou d’encaisser parce que chaque instant passé à rédiger de telles demandes est un instant où je n’écris pas sur ce qui compte!

En tant que professeur senior, j’ai le pouvoir et le statut nécessaires pour contester un éditeur de revue et exiger qu’il fasse une correction, et qu’il présente ses excuses pour ce dépassement inacceptable; mais cela serait évidemment beaucoup plus difficile et intimidant pour les étudiants, en raison de leur statut inférieur dans la hiérarchie sociale académique. Et même pour un professeur, il n’y a aucune garantie que la réponse sera des excuses et des corrections.

Les révisions après publication ne devraient pas être nécessaires – la solution au problème est simple, car elle se résume à de bonnes procédures éditoriales, fondées sur la transparence et l’humilité.

Oui, en tant qu’éditeurs, nous pouvons faire des erreurs, et des bogues peuvent passer à travers les mailles du filet, même dans le meilleur système d’épreuvage. J’ai corrigé les PDF de manuscrits publiés dans ma revue, généralement le jour même de la publication, lorsque les auteurs m’ont informé d’une erreur. Heureusement, cela ne s’est produit qu’à quelques occasions, mais c’était toujours désagréable et embarrassant. Ces expériences m’ont poussé à revoir certaines étapes de notre processus de publication, à faire preuve de plus de diligence dans mes propres révisions et, en particulier, à cesser de corriger les épreuves lorsque je commence à être fatigué.

Diriger une revue en libre accès représente beaucoup de travail, mais c’est aussi un grand privilège. En tant qu’éditeur, je contribue à rendre les connaissances accessibles aux communautés universitaires et professionnelles et j’aide les auteurs à partager leur travail. La lecture de 50 à 70 manuscrits par an m’oblige à me tenir au courant de l’étendue des sujets et des recherches dans le domaine de la bioéthique contemporaine, ce que je ne pourrais pas “justifier” autrement, compte tenu de mes responsabilités de directeur.

Le moins que je puisse faire, ainsi que les autres éditeurs de revues, est de m’assurer que lorsque nous envoyons un manuscrit pour publication finale, il a été rigoureusement relu à la fois par les éditeurs de la revue et par les auteurs. L’objectif de la révision est (ou devrait être) d’aider l’auteur à formuler clairement ses idées. Les éditeurs ne doivent pas imposer leur propre mots, mais plutôt collaborer avec les auteurs pour publier un manuscrit de la meilleure qualité possible. Après tout, les mots et les idées sont ceux de l’auteur, et cela doit être respecté.