Publish First, Finance Later / Publiez d'abord, financez ensuite
Building an open access journal on a shoestring budget / Créer une revue en libre accès avec un budget très limité
La version française de ce texte figure ci-dessous
At two recent Circé Network events, we — Bryn and Aliya — had the pleasure of engaging with editorial teams from other Quebec-based academic journals, university librarians, and members of organizations supporting open access publishing such as Érudit. These conversations were rich learning opportunities and revealing in the similarity of concerns and challenges across a wide range of disciplines and specialities. We talked about our respective experiences (with funding, building visibility, renewing editorial boards) and discussed best practices (in indexing, integration of metadata, detecting AI use and plagiarism), and explored ways that we could collaborate and even share resources (to do page-setting or deploy innovative communication strategies). A common thread emerged: while our journals are driven by passionate editorial teams committed to facilitating knowledge dissemination within our respective fields, we all face significant challenges due to limited funding and human resources. Most rely on dedicated volunteers and part-time staff, which makes both daily operations and long-term sustainability a constant balancing act.
In these discussions, we talked about the experience with the Canadian Journal of Bioethics/Revue Canadienne de Bioéthique (CJB/RJB), the journal that Bryn founded in 2012 with Élise Smith, Jean-Christophe Belisle-Pipon and Renaud Boulanger, and continue to edit, Bryn as Editor-in-chief and Aliya as Scientific Director. Our story is one of ambition, experimentation, and resilience. We launched directly as a fully online, diamond open access journal — we don’t charge fees to authors or readers. This gave us certain advantages, especially compared to journals transitioning from traditional print and subscription models. But it also came with its own set of challenges.
The journal began as BioéthiqueOnline, a name chosen to reflect our bilingual, digital, and innovative identity. With a group of graduate students in the Bioethics Program at the Université de Montréal, we were eager to create a space for critical, inclusive, transparent, and accessible scholarship. The name of a journal is a mark of its identity. Funnily enough, we’d seriously considered following the lead of the American Journal of Bioethics (AJOB) and calling ourselves the “Canadian Journal of Bioethics”. We hesitated, because we didn’t feel legitimate claiming a national title. In hindsight, we should have embraced our ambition as a more conventional name would have lent us greater credibility from the outset.
While BioéthiqueOnline captured our experimental spirit — we published articles as they were ready, without traditional volume or issue numbers — this format and name were sometimes perceived as unserious. It became clear that our identity, while innovative, was also limiting our growth. By 2018, after six years of development and increasing recognition within the Canadian bioethics community, the journal was rebranded as CJB/RCB. This marked a turning point. The new name signaled our national scope and aspirations and helped us gain legitimacy in the eyes of authors, readers, and institutions.
Bioethics is a global, interdisciplinary field that emerged in the US in the 1970s and has become a well-established field of research and practice, with research centres, Masters and Doctoral programs, academic societies and professional associations, and scholarly journals. Over the past 50 years, the field has grown from its English-speaking North American roots to become an international and multilingual field. Yet, the publication landscape remains dominated by English-language journals based in the US, often reflecting American perspectives. From the beginning, our journal aimed to fill important gaps — by publishing in both English and French, by creating a space for regional and international perspectives, and by welcoming diverse and innovative forms of knowledge dissemination.
Our bilingual approach is central to our mission. Manuscripts are published in the language of submission, with abstracts and acknowledgements in both English and French. Thanks to our partnership with Érudit and indexing and referencing in major French-language databases, we reach a broad international audience. We’re also an institutional supporting member of the Canadian Bioethics Society—Société Canadienne de Bioéthique (CBS-SCB), and have together organized knowledge translation activities to support the Canadian bioethics community in both official languages — this partnership has been hugely beneficial for the journal’s visibility and credibility, as well as for CBS-SCB members.
Being hosted by a public academic institution — the Université de Montréal — rather than a commercial publisher gave us the freedom to innovate. From the start, we aimed to publish high-quality and stimulating theoretical, conceptual and empirical research, but we also want to experiment with formats. So while publishing peer-reviewed articles and commentaries, the “gold standard” in our field, we also publish case studies, creative works, personal reflections, and reviews. And our content spans the full spectrum of bioethics, from clinical and research ethics to public health, technology, and professional ethics.
But this freedom came with a cost. Running a dynamic, bilingual, and open access journal requires a dedicated team with diverse skills. We needed editors fluent in both languages, with time to volunteer, and with expertise across a wide range of topics. The Bioethics Program, with its large cohort of graduate students, provided fertile ground for recruiting such a team. Students were eager to learn the inner workings of academic publishing, and their energy and commitment were invaluable. Bryn was the only professor involved at the start, and while the team — initially local — has since expanded to include professionals and faculty, PhD students and postdocs remain at the heart of our editorial board.
Still, being perceived as a “student journal” in the early years came with its own challenges. There’s a stigma attached to student-run journals, often seen as less rigorous or credible. Over time, we worked hard to shift that perception — by refining our editorial processes, expanding our team, and consistently publishing high-quality work. This paid off in sustained annual growth, and we now receive more than 100 submissions annually and publish 60+ manuscripts. The journal has gone from publishing 20 to 30 manuscripts on a rolling basis (as BioéthiqueOnline), to three issues per year (in 2018), and then four issues, each with 15-20 manuscripts. Having celebrated its 10th anniversary in 2022, the journal is now an established and recognized player in the Canadian and international bioethics communities.
For the very beginning the CJB/RCB benefited from excellent institutional support, without which the journal would have likely gone under in the first few years.
The Université de Montréal Libraries host the journal website and provide technical support for the Open Journal Systems (OJS) platform, our document management system. Our journal issues are then published by the Érudit team, who add additional metadata, and then disseminate through university and college library networks, including the Canadian and European library consortia and knowledge networks. The University librarians and the Érudit team also provide guidance and updates on best practices in scholarly publishing. Their involvement in the open science ecosystem (Coalition Publica) helped us get indexed in the Directory of Open Access Journals (DOAJ), become a member of the Committee on Publication Ethics (COPE), and enabled us to align our practices with national and international open access initiatives. We also benefited from administrative support from the Centre for Public Health Research (CReSP), which handles the journal’s finances.
Despite this significant institutional support, as well as our success in publishing at an ever-increasing rhythm, we still experienced important challenges during our first decade of operations, particularly with securing operating funds and being able to pay staff. Even today, the journal is still almost entirely run by volunteers, and it was not until 2019 that stable financial resources were secured, with two successful grants — 2019–2021 and 2022–2024 — from the Social Sciences and Humanities Research Council of Canada (SSHRC). This allowed us to start paying Aliya, our Scientific Director, and to eventually increase her hours and so keep up with the important volume of submissions and publications.
For years, we struggled to fund the journal, initially using Bryn’s professor research stipend and relying entirely on the good will of volunteers. While doable in the early days, it was clearly not a sustainable business model. Following our second SSHRC grant, we then leveraged support from Lyrasis (a US community-based non-profit that raises funds from institutional libraries), and later from the Fonds de recherche du Québec (FRQ). But it has always felt like we were chasing money just to stay afloat and grow incrementally.
The journal does not currently pay for layout or translation — these responsibilities are still mainly undertaken by us, Bryn and Aliya, with the aid of a few editors. To support the continued growth and success of the journal, additional funding is required. And we’re confident that we will be successful with our recent SSHRC application and so have the resources to delegate these tasks to professionals, freeing up our time to engage in strategic planning, to innovate, and to continuing growing our journal.
We remain committed to the open access movement and reject the commercial model of the big five publishers that has been strangling university libraries with costly licenses and authors with unfair publication fees. But the current funding model for open access journals is untenable in the long term: having to continually chase after 3-to-4-year grants (and in practice, writing grants every 2 years) that only cover a small part of our operating costs, unable to promise long-term contracts to our personnel, and so always worrying about the future.
In speaking with colleagues at the Circé Network event, we shared not only our successes but also the hard-earned lessons of the past 13 years. Running an open access journal is both rewarding and demanding. It requires vision, persistence, and a willingness to adapt. We’ve learned that credibility matters, that names and formats influence perception, and that institutional partnerships are crucial. We’ve also seen the power of community — of students, scholars, professionals and supporters — who believe in the mission of open, accessible, and inclusive knowledge dissemination.
For those considering launching an open access journal or transitioning to open access, we hope that our story offers both inspiration and caution. The opportunities are real, but so too are the challenges. With commitment, patience, collaboration, and a clear sense of purpose, it is possible to build something meaningful and enduring, that makes a real difference to your disciplinary or professional community.
To those who wish to contribute to the publishing ecosystem, we encourage you to give it a try — but do so with your eyes wide open.
Lors de deux événements récents organisés par le Réseau Circé, nous — Bryn et Aliya — avons eu le plaisir de rencontrer les équipes éditoriales d’autres revues universitaires québécoises, des bibliothécaires universitaires et des membres d’organisations soutenant la publication en libre accès, telles qu’Érudit. Ces conversations ont été riches en enseignements et ont révélé la similitude des préoccupations et des défis dans un large éventail de disciplines et de spécialités. Nous avons discuté de nos expériences respectives (financement, visibilité, renouvellement des comités de rédaction) et des meilleures pratiques (indexation, intégration des métadonnées, détection de l’utilisation de l’IA et du plagiat), et nous avons exploré les possibilités de collaboration et même de partage de ressources (pour la mise en page ou le déploiement de stratégies de communication innovantes). Un point commun a été partagé : bien que nos revues soient animées par des équipes éditoriales passionnées et déterminées à faciliter la diffusion des connaissances dans nos domaines respectifs, nous sommes tous confrontés à des défis importants en raison du financement et des ressources humaines limitées. La plupart d’entre nous comptent sur des bénévoles dévoués et du personnel à temps partiel, ce qui fait que les opérations quotidiennes et la viabilité à long terme sont un exercice d’équilibre constant.
Au cours de ces discussions, nous avons évoqué l’expérience du Canadian Journal of Bioethics/Revue Canadienne de Bioéthique (CJB/RJB), la revue que Bryn a fondée en 2012 avec Élise Smith, Jean-Christophe Bélisle-Pipon et Renaud Boulanger, et que nous continuons à éditer, Bryn en tant qu’éditeur en chef, et Aliya en tant que directrice scientifique. Notre histoire est celle de l’ambition, de l’expérimentation et de la résilience. Nous avons lancé directement une revue entièrement en ligne, en libre accès diamant — nous ne facturons aucuns frais aux auteurs ni aux lecteurs. Cela nous a donné certains avantages, notamment par rapport aux revues qui ont des modèles traditionnels d’impression et d’abonnement. Cependant, cela a également posé un certain nombre de défis.
La revue a vu le jour sous le nom de BioéthiqueOnline, un nom choisi pour refléter notre identité bilingue, numérique et innovante. Avec un groupe d’étudiants des cycles supérieurs des programmes de bioéthique de l’Université de Montréal, nous étions impatients de créer un espace dédié à la recherche critique, inclusive, transparente et accessible. Le nom d’une revue est le reflet de son identité. Curieusement, nous avions sérieusement envisagé de suivre l’exemple de l’American Journal of Bioethics (AJOB) et de nous appeler « Canadian Journal of Bioethics ». Nous avons hésité, car nous ne nous sentions pas légitimes pour revendiquer un titre national. Avec le recul, nous aurions dû assumer notre ambition, car un nom plus conventionnel nous aurait donné une plus grande crédibilité dès le départ.
Si BioéthiqueOnline reflétait bien notre esprit expérimental — nous publiions les articles dès qu’ils étaient prêts, sans volume ou numéro traditionnels —, ce format et ce nom étaient parfois perçus comme peu sérieux. Il est devenu évident que notre identité, bien qu’innovante, limitait également notre croissance. En 2018, après six années de développement et une reconnaissance croissante au sein de la communauté canadienne de bioéthique, la revue a été rebaptisée CJB/RCB. Cela a marqué un tournant. Le nouveau nom reflétait notre portée et nos aspirations nationales et nous a aidés à gagner en légitimité aux yeux des auteurs, des lecteurs et des institutions.
La bioéthique est un domaine mondial et interdisciplinaire qui a vu le jour aux États-Unis dans les années 1970 et qui est devenu un domaine de recherche et de pratique bien établi, avec des centres de recherche, des programmes de maîtrise et de doctorat, des sociétés savantes et des associations professionnelles, ainsi que des revues scientifiques. Au cours des 50 dernières années, ce domaine s’est développé à partir de ses racines anglophones nord-américaines pour devenir un domaine international et multilingue. Cependant, le paysage éditorial reste dominé par les revues anglophones basées aux États-Unis, qui reflètent souvent les perspectives américaines. Dès le début, notre revue a cherché à combler d’importantes lacunes, en publiant à la fois en anglais et en français, en créant un espace pour les perspectives régionales et internationales, et en accueillant des formes diverses et innovantes de diffusion des connaissances.
Notre approche bilingue est au cœur de notre mission. Les manuscrits sont publiés dans la langue dans laquelle ils ont été soumis, avec des résumés et des remerciements en anglais et en français. Grâce à notre partenariat avec Érudit et à l’indexation et le référencement dans les principales bases de données francophones, nous touchons un large public international. Nous sommes également membre institutionnel de la Canadian Bioethics Society—Société Canadienne de Bioéthique (CBS-SCB) et avons organisé conjointement des activités de transfert des connaissances afin de soutenir la communauté canadienne de bioéthique dans les deux langues officielles. Ce partenariat a été extrêmement bénéfique pour la visibilité et la crédibilité de la revue, ainsi que pour les membres de la CBS-SCB.
Le fait d’être hébergés par un établissement universitaire public, l’Université de Montréal, plutôt que par un éditeur commercial, nous a donné la liberté d’innover. Dès le début, nous avons cherché à publier des recherches théoriques, conceptuelles et empiriques de grande qualité et stimulantes, mais nous souhaitons également expérimenter différents formats. Ainsi, tout en publiant des articles et des commentaires évalués par des pairs, la « norme d’excellence » dans notre domaine, nous publions également des études de cas, des œuvres créatives, des réflexions personnelles et des comptes rendus. Notre contenu couvre tout le spectre de la bioéthique, de l’éthique clinique et l’éthique de la recherche à l’éthique de la santé publique, en passant par l’éthique des technologies et l’éthique professionnelle.
Cependant, cette liberté a un coût. La gestion d’une revue dynamique, bilingue et en libre accès nécessite une équipe dévouée aux compétences variées. Nous avions besoin d’éditeurs maîtrisant les deux langues, disposant de temps pour faire du bénévolat et possédant une expertise dans un large éventail de sujets. Les programmes de bioéthique, avec son importante cohorte d’étudiants des cycles supérieurs, offraient un terrain fertile pour recruter une telle équipe. Les étudiants étaient désireux d’apprendre les rouages de l’édition universitaire, et leur énergie et leur engagement étaient inestimables. Bryn était le seul professeur impliqué au début, et bien que l’équipe, initialement locale, se soit depuis élargie pour inclure des professionnels et des professeurs, les doctorants et les postdoctorants restent au cœur de notre comité éditorial.
Néanmoins, le fait d’être perçue comme une « revue étudiante » au cours des premières années a posé certains défis. Les revues gérées par des étudiants souffrent d’une stigmatisation, car elles sont souvent considérées comme moins rigoureuses ou moins crédibles. Au fil du temps, nous avons travaillé dur pour changer cette perception, en affinant nos processus éditoriaux, en élargissant notre équipe et en publiant régulièrement des travaux de grande qualité. Ces efforts ont porté leurs fruits, avec une croissance annuelle soutenue. Nous recevons désormais plus de 100 soumissions par an et publions plus de 60 manuscrits. La revue est passée de la publication de 20 à 30 manuscrits de manière continue (sous le nom de BioéthiqueOnline) à trois numéros par an (en 2018), puis à quatre numéros, chacun contenant 15 à 20 manuscrits. Après avoir célébré son 10e anniversaire en 2022, la revue est désormais un acteur établi et reconnu dans les communautés bioéthiques canadiennes et internationales.
Dès ses débuts, la CJB/RCB a bénéficié d’un excellent soutien institutionnel, sans lequel la revue aurait probablement disparu au cours des premières années.
Les bibliothèques de l’Université de Montréal hébergent le site web de la revue et fournissent un soutien technique pour la plateforme Open Journal Systems (OJS), notre système de gestion des documents. Les numéros de notre revue sont ensuite publiés par l’équipe d’Érudit, qui ajoute des métadonnées supplémentaires, puis diffusés par le biais des réseaux de bibliothèques universitaires et collégiales, y compris les consortiums de bibliothèques et les réseaux de connaissances canadiens et européens. Les bibliothécaires universitaires et l’équipe d’Érudit fournissent également des conseils et des mises à jour sur les meilleures pratiques en matière de publication scientifique. Leur implication dans l’écosystème de la science ouverte (Coalition Publica) nous a aidés à être indexés dans le Directory of Open Access Journals (DOAJ), à devenir membre du Committee on Publication Ethics (COPE) et à aligner nos pratiques sur les initiatives nationales et internationales en matière de libre accès. Nous avons également bénéficié du soutien administratif du Centre de recherche en santé publique (CReSP), qui gère les finances de la revue.
Malgré ce soutien institutionnel important et notre succès dans la publication à un rythme toujours croissant, nous avons tout de même rencontré des défis importants au cours de notre première décennie d’activité, notamment pour obtenir des fonds de fonctionnement et pouvoir rémunérer le personnel. Aujourd’hui encore, la revue est presque entièrement gérée par des bénévoles, et ce n’est qu’en 2019 que des ressources financières stables ont été obtenues, grâce à deux subventions accordées par le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) pour les périodes 2019-2021 et 2022-2024. Cela nous a permis de commencer à rémunérer Aliya, notre directrice scientifique, et d’augmenter progressivement son temps de travail afin de faire face au volume important de soumissions et de publications.
Pendant des années, nous avons eu des difficultés à financer la revue, en utilisant initialement l’allocation de recherche de Bryn et en comptant entièrement sur la bonne volonté des bénévoles. Si cela était faisable au début, ce n’était clairement pas un modèle économique viable. Après notre deuxième subvention du CRSH, nous avons ensuite bénéficié du soutien de Lyrasis (une organisation communautaire américaine à but non lucratif qui collecte des fonds auprès des bibliothèques institutionnelles), puis du Fonds de recherche du Québec (FRQ). Cependant, nous avons toujours eu l’impression de rechercher des fonds uniquement pour rester à flot et croître progressivement.
Actuellement, la revue ne paie pas pour la mise en page ou la traduction — ces tâches sont toujours principalement assumées par nous, Bryn et Aliya, avec l’aide de quelques éditeurs. Afin de soutenir la croissance et le succès continus de la revue, un financement supplémentaire est nécessaire. Nous sommes convaincus que notre récente demande auprès du CRSH sera acceptée et que nous disposerons ainsi des ressources nécessaires pour déléguer ces tâches à des professionnels, ce qui nous permettra de consacrer notre temps à la planification stratégique, à l’innovation et à la croissance continue de notre revue.
Nous restons engagés dans le mouvement pour le libre accès et rejetons le modèle commercial des cinq grands éditeurs qui étouffent les bibliothèques universitaires avec des licences coûteuses et les auteurs avec des frais de publication injustes. Cependant, le modèle de financement actuel des revues en libre accès n’est pas viable à long terme : nous devons constamment solliciter des subventions de trois à quatre ans (et, dans la pratique, rédiger des demandes de subvention tous les deux ans) qui ne couvrent qu’une petite partie de nos coûts de fonctionnement, nous ne pouvons pas promettre de contrats à long terme à notre personnel et nous sommes donc toujours préoccupés par l’avenir.
En discutant avec nos collègues lors de l’événement du Réseau Circé, nous avons partagé non seulement nos succès, mais aussi les leçons durement acquises au cours des 13 dernières années. La gestion d’une revue en libre accès est à la fois gratifiante et exigeante. Elle nécessite une vision, de la persévérance et une volonté de s’adapter. Nous avons appris que la crédibilité est importante, que les noms et les formats influencent la perception et que les partenariats institutionnels sont essentiels. Nous avons également constaté le pouvoir de la communauté — des étudiants, des universitaires, des professionnels et des sympathisants — qui croit en la mission de diffusion libre, accessible et inclusive des connaissances.
Pour ceux qui envisagent de lancer une revue en libre accès ou de passer au libre accès, nous espérons que notre histoire sera à la fois une source d’inspiration et une mise en garde. Les opportunités sont réelles, mais les défis le sont tout autant. Avec de l’engagement, de la patience, de la collaboration et un objectif clair, il est possible de construire quelque chose de significatif et de durable, qui fera une réelle différence pour votre communauté disciplinaire ou professionnelle.
À ceux qui souhaitent contribuer à l’écosystème de l’édition, nous vous encourageons à tenter l’expérience, mais en gardant les yeux grands ouverts.